I moved…

26/01/2011

Hey, I moved this blog to another address.

http://www.cloud4good.com/Announcements

I hope that you will join me there!
Tal

מודעות פרסומת

מידי יום אנחנו משתמשים בכלים אינטרנטיים רבים כדי לנהל את הקשר שלנו עם לקוחות, שותפים ואנשי צוות. אני תמיד נדהם מכמות הכלים החינמיים הקיימים ברשת שיכולים להפוך את החיים של כולנו, אינדיבידואלים או ארגונים, לפשוטים ופרודוקטיביים יותר.

לכן, כחלק ממסורת חדשה שהתחלתי בעמוד הפייסבוק של Cloud for Good חלקתי עשרה כלים שאני אוהב במיוחד. הנה סקירה קצרצרה שלהם:

1. Tungle.me – הדבר הכי מסובך בתיאום פגישות הוא למצוא את הזמן בו כולם זמינים. באמצעות אפליקציה זו תוכלו ליצור יומן ציבורי כדי להראות לכולם מתי אתם זמינים ולהימנע מכל משחקי הניחושים (אל דאגה אתם לא חייבים לחשוף את פרטי הפגישות שלכם).

 

2. Rapportiveסקרתי את הכלי הזה עוד כאשר גוגל רכשה אותו. החברה פיתחה תוסף שהופך את ג'ימייל למערכת ניהול קשרים חברתית. התוסף מחליף את המודעות המופיעות בדואר האלקטרוני של גוגל בפרופיל של האדם איתו אנחנו מתכתבים. הפרופיל האוטומטי כולל תמונה, קורות חיים מקוצרים, קישורים לרשתות חברתיות בהם האדם חבר ואפילו אפשרות להוסיף הערות בתחתית.

3. Skype Screen Sharing – אנשים רבים לא מודעים לכך שסקייפ זה לא רק כלי שיחה, ניתן גם להציג את המסך שלכם לאדם איתו אתם משוחחים. אחרי שהתחברתם לסקייפ פשוט לחצו על כפתור שיתוף המסך ותוכלו להציג את כל המסך או חלקים ממנו. זהו כלי פשוט אך אפקטיבי.

Skype Screen Sharing

4. MyStickies – פתרון גאוני המאפשר להטמיע פתקי ממו בכל רחבי האינטרנט. בקרו באתר אינטרנט והשאירו לעצמכם הודעה, ההודעה תופיע בפעם הבאה שתבקרו שם.

5. Mozy – מידע רב נמצא על המחשבים האישיים שלנו. בין אם מדובר בתמונות אישיות או מסמכים פיננסיים, Mozy תעזור לכם לגבות את המידע בעננים כדי שכשתצטרכו אותו, הוא יהיה שם.

6. Remember the Milk – כלי מצוין לניהול משימות, אשר מאפשר ליצור רשימת משימות אישית ולהגיע אליה מכל מקום בו יש חיבור לאינטרנט.

remmeber the milk

7. Google Apps – אני יודע שזה נשמע בנאלי והרבה ארגונים ואינדיבידואלים כבר עושים בזה שימוש… אולם, אם עדיין לא בדקתם את יישומי גוגל (חינם לעמותות!) אז הגיע הזמן. היישומים כוללים מייל ארגוני, יומן, ניהול מסמכים ועוד.

8. סולוטו – סטארט-אפ ישראלי אשר יאפשר לכם לקצר באופן משמעותי את הזמן שלוקח לכם לאתחל את המחשב. הם קוראים לתוכנה – כלי למניעת תסכול.

9. PDFUnlock – מסמכי PDF לעיתים מגיעים עם מגבלות אשר, לדוגמא, יכולות למנוע העתקת טקסט מהמסמך או הדפסתו. הכלי הזה יעזור לכם לפרוץ את המגבלות האלו.

10. Screenjelly – זהו אחד הכלים האהובים עלי להקליט סרטונים קצרים (למשל הדגמת תוכנה) עבור לקוחות. הוא כולל צילום מסך וקול. הממשק מאוד פשוט ומאפשר להקליט את הסרטון ולהפיץ אותו במייל או ברשתות חברתיות.

הצטרפו לעמוד שלנו בפייסבוק כדי ללמוד על כלים ומשאבים נוספים, לחלוק ידע ולשאול שאלות. לחצו כאן כדי להצטרף.

התשובה היא תלוי … זה תלוי בצרכים של ארגונכם, מורכבות התהליכים הארגוניים, המידע הארגוני, מספר המשתמשים במערכת ועוד. אנחנו מקבלים מספר בקשות להצעת מחיר מדי שבוע עבור הטמעת מערכת סיילספורס ויישומי גוגל. לצערי, מרביתן לא כוללות מספיק אינפורמציה כדי לספק הצעת מחיר.

על-מנת לזרז את תהליך מציאת השותף הטכנולוגי האידיאלי וכדי לקבל הצעת מחיר מדויקת (ככל האפשר) אתם צריכים לכתובRFP  (Request for Proposal). מדובר במסמך, אשר מכיל את כל המידע על הפרויקט. על-אף מה שרבים טוענים, אין פורמט אחיד ו"נכון" ליצירת RFP. החוק היחיד הוא, שבאופן כללי, המסמך צריך לתת תמונה מספקת על הפרויקט והצרכים הארגוניים.

RFP

אני רוצה לחלוק איתכם מספר תובנות מהניסיון שלנו ב- Cloud for Good, שיעזרו לשפר את הצעות המחיר שתקבלו:

1. הגיעו מוכנים

יתכן ולעולם לא תוכלו להסביר את רזי שפת ה-Apex (שפת הקוד של Salesforce) וזה בסדר גמור. למרות זאת, לפני שאתם פונים לספקים, וודאו שאתם מבינים מה אתם צריכים ומה ניתן לעשות, דברו עם ארגונים אחרים שעושים דברים דומים, התייעצו עם מתנדבים וחברי וועד מנהל וקראו מאמרים רלוונטיים.

2. מי אתם?

בפנייה לספק צרפו גם את המשימה של הארגון (בקצרה!) והרחיבו במידע על התוכניות, האינדיבידואלים והארגונים אותם אתם רוצים לנהל.

3. מה האופי של הפרויקט? מה אתם צריכים? מה אתם מצפים להשיג?

כאשר אתם עונים על השאלות הללו וודאו שאתם מגדירים את המטרות של הפרויקט, כולל הקשיים בהם אתם נתקלים כיום (מה הוביל אתכם לחפש מערכת חדשה?). זכרו, יתכן שלכל מחלקה בארגון מטרות וקשיים שונים. למשל "קושי לעקוב אחר בוגרי תוכניות" או "חוסר יכולת לנהל רישום של מתנדבים".

בנוסף לכך, הגדירו היכן אתם רוצים להיות בסיום הפרויקט. לדוגמא "לבנות ולשמור על קשרים ארוכי-טווח עם התורמים המוערכים שלנו על ידי יצירת חוויה מותאמת אישית בכל נקודות המגע ועל ידי צפייה מראש של צורכי התורמים ומתן הצעות המותאמות לצורכיהם".

4. כן, אנחנו צריכים לדעת מה התקציב שלכם

תמיד כללו את התקציב של הפרויקט. אתם בוודאי חושבים שלא כדאי לכלול את התקציב, מכיוון שזה לא משאיר מקום למשא ומתן, אני לא מסכים. הערכה תקציבית תאפשר לי, כשותף הטכנולוגי שלכם, להעריך האם אנחנו מתאימים. מעבר לכך, התקציב שלכם יראה שאתם רציניים, מודעים למורכבות הפרויקט (שעשיתם שיעורי בית!) ושיש לכם את התקציב להוציאו לפועל. לעולם אל תיצרו את התקציב לפרויקט על סמך הצעות המחיר שקיבלתם.

5. אתם צריכים לוח זמנים

"אנחנו רוצים להתחיל בהקדם האפשרי" – זו התשובה השנייה הכי פופולארית שאני מקבל אחרי שאני שואל "האם יש לכם לוח זמנים להטמעה?" התשובה הכי פופולארית היא "לפני שנתיים". העדר אבני דרך יכול להעיד שהלקוח הפוטנציאלי לא עשה שיעורי בית ושהתקציב לפרויקט עדיין לא אושר. אתם צריכים לכלול במסמך לפחות את התאריך בו תבחרו בשותף הטכנולוגי, תאריך התחלת הפרויקט והתאריך בו תרצו שהטמעת המערכת תסתיים.

6. הבחינו בין צריך לרוצה

הגדירו קדימויות לצרכים שלכם והבחינו בין מה חובה (הצרכים הכי דחופים של ארגונכם), חשוב (נחוץ אבל לא דחוף) ורצוי (מאפיינים שהייתם רוצים אם הייתם חיים בעולם ללא מגבלות תקציביות). לדוגמא:

  • חובה: לדעת מדוע הארגון מאבד תרומות חשובות
  • חשוב: השלמת משימות אדמיניסטרטיביות ביתר קלות
  • רצוי: איתור תורמים דרך פייסבוק

7. מידע רלוונטי נוסף:

  • הגדירו היבטים מרכזיים בעבודתכם ושרטטו אותם כתרשים זרימה.
  • ציינו את השדות הקשורים בתהליכים.
  • זהו את הדוחות הדרושים למחלקות השונות.
  • האם אתם משתמשים במערכת מידע קיימת? כמה זמן אתם משתמשים בה? האם אתם בוטחים במידע שהיא מכילה? האם הוא "נקי"?
  • כמה אנשי צוות ישתמשו במערכת? כמה אנשים משתמשים בה כיום? האם יש עוד אנשים שיצטרכו גישה למידע  (ועד מנהל, מתנדבים, סטודנטים…)?

מוכנים? צרו איתנו קשר כדי לשוחח על הצרכים שלכם.

קרן סיילספורס מציעה למלכ"רים ולחברות לתועלת הציבור (חל"צ) עשרה רישיונות של גרסת ה-Enterprise בחינם. הארגון שלך יכול לבחור בין שתי תצורות שונות של תרומה – Salesforce CRM  או Salesforce CRM and Nonprofit Starter Pack. מה ההבדל? איזה גרסא רלוונטית לארגון שלך?

תצורת ה-Salesforce CRM היא הגרסה הסטנדרטית, אשר בדרך-כלל מתאימה יותר למגזר העסקי. למרות זאת, סיילספורס היא אחת הפלטפורמות הגמישות ביותר בשוק וניתן להתאים את תצורה זו לצרכים ומשימה של ארגונך. הגרסה הסטנדרטית תאפשר לארגון שלך שליטה מלאה על המערכת, בניגוד לגרסה המותאמת לעמותות, אולם יתכן וידרשו יותר משאבים (זמן וכסף) כדי לתפור אותה לצרכי הארגון.

מהי ה-  NPSP) Nonprofit Starter Pack)?

השם של התצורה קצת מטעה. לא מדובר בגרסה למתחילים, אלא תצורת בסיס שנוצרה על-מנת לעזור לעמותות להשתמש בסיילספורס ולתמוך בצרכים הבסיסיים והרחבים ביותר שיש להן. כיום, התצורה מורכבת מחמש חבילות, שכל אחת מהן כוללת שדות ואובייקטים מותאמים אישית (customize), דוחות, תהליכים אוטומטיים (workflows), קוד (Apex) ועמודי  VisualForce.

מהן חמשת החבילות?

  1. אנשי קשר וארגונים (Contacts and Organizations) – מאפשרת לנהל קשרים עם ארגונים ואינדיבידואלים (אנשי קשר שאין להם ארגון). לדוגמא: תורמים, משתתפים, סטודנטים, או מתנדבים.
  2. משקי בית (Households) – מאפשרת לאגד מספר אנשי קשר תחת קורת גג אחת. חבילה מאוד רלוונטית לארגונים שמגייסים תרומות מבתי אב או למשל, ארגונים חינוכיים ששני אחים יכולים להשתתף בתוכניותיהם.
  3. תרומות חוזרות – ניהול תרומות אשר ניתנות לאורך זמן. הקלטתי סרטון קצר שמדגים את החבילה הזאת, לצפייה לחץ כאן.
  4. שייכות ארגונית (Affiliation) – ניהול מעקב אחר הקשר של אנשים עם ארגונים. לדוגמא, חשוב לי לדעת שישראל כהן הוא עובד בחברת אינטל והוא גם חבר בוועד המנהל של עמותת "הצל את הלוויתן".
  5. ניהול קשרים (Relationships) – מאפשרת לנהל יחסים בין שני אנשי קשר, למשל: משפחה, חבר, מכר, קולגה ועוד. לצפייה בסרטון קצר המדגים את החבילה, לחץ כאן.

CRM plus Nonprofit Starter Pack

יתרונות:

  • "גרסת מדף" המתאימה לצרכיהן של עמותות רבות
  • מאפשרת לנהל יחסים גם עם אינדיבידואלים ולא רק עם ארגונים
  • אין צורך להוריד עדכונים או לעדכן את הקוד כאשר יש גרסאות חדשות של סיילספורס כי קרן סיילספורס עושה זאת אוטומטית
  • ניתן להסיר את כל החבילות בקלות

חסרונות:

  • כל ארגון הוא שונה, יתכן שגרסת המדף לא תתאים לצרכים הייחודיים של ארגונך
  • החבילה מנוהלת על-ידי קרן סיילספורס (managed package) ולכן, מרכיבים רבים נעולים ואין אפשרות להתאימם ולשנותם – פחות שליטה.
  • המודול המאפשר לנהל יחסים עם אינדיבידואלים (one-to-one) מאוד מוגבל
  • ההתקנה של החבילה (אם נרשמתם רק ל-Salesforce CRM) מאוד מסובכת

עלויות הטמעה והדרכה

גם אם תבחר בגרסה הסטנדרטית או בגרסת המדף (NPSP) , סביר להניח שארגונך יצטרך עזרה בהתאמת המערכת לצרכיו, העברת מידע ממערכות קודמות, הטמעה והדרכה. העלות של כל אלו תלויה בצרכים של הארגון, מספר אנשי הצוות שישתמשו במערכת, טיב המידע הקיים ומורכבות התהליכים הארגוניים. אם גרסת המדף מתאימה לצרכים של ארגונך יתכן ותצטרכו פחות התאמה מאשר הגרסה הסטנדרטית.

בכל מקרה, אין מה להפסיד…

קרן סיילספורס מאפשרת להירשם ל-30 יום ניסיון לפני שמקבלים את ההחלטה. אם אתה לא בטוח, הירשם לשתי התצורות לפני הגשת הבקשה לקרן. מוכן להתחיל את התהליך, לחץ כאן כדי להירשם.

שוב, אנא זכור שלא משנה באיזה גרסה תבחר, ככל הנראה הארגון שלך יצטרך לערוך התאמות – אין פתרונות קסם. סיילספורס היא אחת הפלטפורמות הגמישות והמתקדמות שקיימות ואין לי ספק שהיא תוכל לתמוך בצרכי הארגון שלך.

עדיין לא בטוח? צור איתי קשר כדי להתייעץ איזה גרסה מתאימה לארגונך. אנו מספקים שעת ייעוץ טלפוני חינם לעמותות.

שנה טובה

בשעה טובה עלה לאוויר לאחרונה אתר גיידסטאר ישראל (GuideStar Israel). לדעתי, מדובר באחד הרגעים המשמעותיים ביותר עבור המגזר השלישי בישראל ומהלך שיכול לשנות את אופיו מקצה לקצה.

guidestar-logo

האתר הינו תוצר של שיתוף פעולה בין משרד המשפטים, ג'וינט ישראל וקרן יד הנדיב והוא מופעל על-ידי ארגון NPTech. המידע במאגר מבוסס על שני מקורות מידע מרכזיים: הראשון, מידע שמדווח ע"י העמותות למשרד המשפטים — זהו המקור לדוחות הכספיים והמילוליים וכן, רוב רובו של המידע שנמצא באתר כרגע. מקור המידע השני, שהוא בעל חשיבות עצומה, הוא מידע שהעמותות מעדכנות באופן ישיר באתר, ללא צורך בעריכה, בקרה או עיבוד שהוא. בדומה לאתר האינטרנט של עמותה (או פרופיל הפייסבוק שלה…) ניתן להיכנס לגיידסטאר באמצעות שם משתמש וסיסמא, ולעדכן בכל עת את המידע המפורסם לגבי העמותה.

למעשה, כל ארגון, קטן או גדול, יכול (וצריך) להשתמש באתר הזה ככלי לניהול הנראות שלו באינטרנט. יחסי ציבור בחינם, לא תיקחו?

מסתבר שלא. בשיטוט בגיידסטאר ארה"ב גיליתי עשרות ארגונים שלא מעדכנים את הפרופיל שלהם. לארגונים רבים אין תיאור, צרכים כספיים, פרטים על אנשי צוות, תמונות, לינקים וכדומה – רק עמוד ריק שהוא הזדמנות שהוחמצה למשוך את תשומת ליבו של תורם פוטנציאלי, מתנדב או משתתף בתוכנית.

הנה דוגמא לארגון שכבר הספיק לעדכן את הפרטים שלו בגיידסטאר ועשה עבודה מצוינת (גילוי נאות: ארגון גוונים הוא לקוח שלנו).

Gvanim on GuideStar

לחצו על התמונה להגדלה

Gvanim on GuideStar

לחצו על התמונה להגדלה

בעמוד הבית שלהם יש את הלוגו של הארגון, החזון שלהם ברור וקצר ויש מידע עדכני על אפשרויות ליצירת קשר. כל אחת מהלשוניות (מידע כללי, פעילות הארגון, אודות הארגון וגלריית התמונות) מלאה במידע רלוונטי שהופך את הארגון שלהם לאטרקטיבי לתורמים, מתנדבים ועיתונאים.

זכרו, לא מדובר ב"סתם עוד אתר". האתר זוכה לאלפי מבקרים ביום שרוצים לקבל מידע על ארגונים כמו הארגון שלכם. בעתיד הקרוב מי שרוצה לתרום לארגון או מטרה מסוימת, לכתוב כתבה או להתנדב יחפש את העמותה בגיידסטאר. עדכנו את הפרופיל האישי שלכם (כדי להירשם לחצו כאן), זה פשוט וחינמי.

no-excel

הרבה לפני שהקמתי את Cloud for Good עבדתי בעמותה קטנה שאיסוף המידע תמיד היה בראש מעייניה. כאשר הצטרפתי לארגון כדובר ומנהל פיתוח המשאבים, קיבלתי בירושה את המטמון הארגוני. קובץ אקסל ובו כל התורמים אליהם פנתה העמותה בשש או שבע השנים האחרונות, תחומי העניין שלהם, מי יצר איתם קשר, מתי, כמה ביקשנו, כמה קיבלנו ועוד… זה היה קובץ האקסל הגדול ביותר שראיתי בחיי ומאז לא נתקלתי בקובץ דומה.

על-פניו נראה שאקסל הוא הכלי האידיאלי לניהול הידע הארגוני. כמעט בכל מחשב מותקנת חבילת "ניהול המשרד" של מייקרוסופט, אשר כוללת בתוכה גם את אקסל. בנוסף, מדובר בכלי מאוד פשוט שכולנו מכירים, פשוט מזינים שדות ושומרים. אל תתפתו, אקסל הוא לא כלי לניהול וטיפוח קשרים!

אקסל עובד מצוין עם מספרים אך יש לו הרבה מגבלות. כמפתח משאבים לא יכולתי לעקוב בצורה יעילה אחר מספר תרומות שנתנו תורמים לאורך מספר שנים ובוודאי שלא יכולתי להבחין בבוגר אחד הפעילויות שלנו שיכול להיות תורם פוטנציאלי. אקסל  כלי מצוין לניתוחים כמותניים אבל הוא מאגר מידע "שטוח" וככזה, הוא לא מאפשר לנהל קשרים בין מספר סוגים של מידע.

  • נכון, ניתן להוסיף עמודות בכל פעם כדי לנהל את המידע, אבל כמה עמודות צריך כדי לקבל תמונה מלאה על התורם (או המשתתף בתוכנית, מתנדב וכדומה) שכוללת את כל שיחות הטלפון שנוהלו איתו, כל המיילים שנשלחו אליו, כל הפגישות בהן הוא היה נוכח וכל התרומות שנתן. זהו מידע חשוב, לארגון שרוצה לנהל מערכת יחסים אמיתית עם האינדיבידואל (או הקרן).
  • כאשר הארגון מוכוון איסוף מידע (כמו בארגון אליו הצטרפתי) קובץ האקסל יכול לכלול אלפי ערכים ובכך להפוך את הצפייה במידע לבלתי אפשרית.
  • אקסל לא יכול לתזכר את מפתח המשאבים או המנכ"ל לשלוח מכתב תודה כאשר מתקבלת תרומה חדשה או שהגיע הזמן לכתוב את הדו"ח עבור מענק שהארגון קיבל לפני שנה.
  • יצירת דוחות באקסל יכולה להיות מסובכת, למשל, אם נרצה לדעת מיהם התורמים שתרמו בשנה שעברה ולא תרמו השנה וגם השתתפו בכנס סיום אחת מתוכניות של הארגון.
  • מה עם אבטחה? כל מי שיכול לערוך את האקסל או לצפות בו יכול לעשות שינויים ולמחוק מידע חשוב. כמו כן, לא ניתן להגביל את הצפייה במידע הרגיש או להגן עליו.

בחשיבות איסוף וניהול הידע הארגוני אסור לזלזל, הזיכרון הארגוני הוא המפתח של הארגון לצמיחה. מערכת המידע הארגונית צריכה לתת מענה לכלל הצרכים הארגוניים ולא רק לניהול תורמים או מתנדבים וככזו היא צריכה להיות פשוטה לתפעול (לא מערכת שרק איש צוות אחד בארגון יודע איך להפעיל), גמישה (שיכולה לצמוח ולהשתנות ביחד עם הארגון) ומתאימה לסוג העבודה שהארגון עושה.

מערכת כזו תעזור לארגון להשיג את המטרה שלשמה הוקם ולשרת את החברה בצורה טובה ואפקטיבית יותר.