התשובה היא תלוי … זה תלוי בצרכים של ארגונכם, מורכבות התהליכים הארגוניים, המידע הארגוני, מספר המשתמשים במערכת ועוד. אנחנו מקבלים מספר בקשות להצעת מחיר מדי שבוע עבור הטמעת מערכת סיילספורס ויישומי גוגל. לצערי, מרביתן לא כוללות מספיק אינפורמציה כדי לספק הצעת מחיר.

על-מנת לזרז את תהליך מציאת השותף הטכנולוגי האידיאלי וכדי לקבל הצעת מחיר מדויקת (ככל האפשר) אתם צריכים לכתובRFP  (Request for Proposal). מדובר במסמך, אשר מכיל את כל המידע על הפרויקט. על-אף מה שרבים טוענים, אין פורמט אחיד ו"נכון" ליצירת RFP. החוק היחיד הוא, שבאופן כללי, המסמך צריך לתת תמונה מספקת על הפרויקט והצרכים הארגוניים.

RFP

אני רוצה לחלוק איתכם מספר תובנות מהניסיון שלנו ב- Cloud for Good, שיעזרו לשפר את הצעות המחיר שתקבלו:

1. הגיעו מוכנים

יתכן ולעולם לא תוכלו להסביר את רזי שפת ה-Apex (שפת הקוד של Salesforce) וזה בסדר גמור. למרות זאת, לפני שאתם פונים לספקים, וודאו שאתם מבינים מה אתם צריכים ומה ניתן לעשות, דברו עם ארגונים אחרים שעושים דברים דומים, התייעצו עם מתנדבים וחברי וועד מנהל וקראו מאמרים רלוונטיים.

2. מי אתם?

בפנייה לספק צרפו גם את המשימה של הארגון (בקצרה!) והרחיבו במידע על התוכניות, האינדיבידואלים והארגונים אותם אתם רוצים לנהל.

3. מה האופי של הפרויקט? מה אתם צריכים? מה אתם מצפים להשיג?

כאשר אתם עונים על השאלות הללו וודאו שאתם מגדירים את המטרות של הפרויקט, כולל הקשיים בהם אתם נתקלים כיום (מה הוביל אתכם לחפש מערכת חדשה?). זכרו, יתכן שלכל מחלקה בארגון מטרות וקשיים שונים. למשל "קושי לעקוב אחר בוגרי תוכניות" או "חוסר יכולת לנהל רישום של מתנדבים".

בנוסף לכך, הגדירו היכן אתם רוצים להיות בסיום הפרויקט. לדוגמא "לבנות ולשמור על קשרים ארוכי-טווח עם התורמים המוערכים שלנו על ידי יצירת חוויה מותאמת אישית בכל נקודות המגע ועל ידי צפייה מראש של צורכי התורמים ומתן הצעות המותאמות לצורכיהם".

4. כן, אנחנו צריכים לדעת מה התקציב שלכם

תמיד כללו את התקציב של הפרויקט. אתם בוודאי חושבים שלא כדאי לכלול את התקציב, מכיוון שזה לא משאיר מקום למשא ומתן, אני לא מסכים. הערכה תקציבית תאפשר לי, כשותף הטכנולוגי שלכם, להעריך האם אנחנו מתאימים. מעבר לכך, התקציב שלכם יראה שאתם רציניים, מודעים למורכבות הפרויקט (שעשיתם שיעורי בית!) ושיש לכם את התקציב להוציאו לפועל. לעולם אל תיצרו את התקציב לפרויקט על סמך הצעות המחיר שקיבלתם.

5. אתם צריכים לוח זמנים

"אנחנו רוצים להתחיל בהקדם האפשרי" – זו התשובה השנייה הכי פופולארית שאני מקבל אחרי שאני שואל "האם יש לכם לוח זמנים להטמעה?" התשובה הכי פופולארית היא "לפני שנתיים". העדר אבני דרך יכול להעיד שהלקוח הפוטנציאלי לא עשה שיעורי בית ושהתקציב לפרויקט עדיין לא אושר. אתם צריכים לכלול במסמך לפחות את התאריך בו תבחרו בשותף הטכנולוגי, תאריך התחלת הפרויקט והתאריך בו תרצו שהטמעת המערכת תסתיים.

6. הבחינו בין צריך לרוצה

הגדירו קדימויות לצרכים שלכם והבחינו בין מה חובה (הצרכים הכי דחופים של ארגונכם), חשוב (נחוץ אבל לא דחוף) ורצוי (מאפיינים שהייתם רוצים אם הייתם חיים בעולם ללא מגבלות תקציביות). לדוגמא:

  • חובה: לדעת מדוע הארגון מאבד תרומות חשובות
  • חשוב: השלמת משימות אדמיניסטרטיביות ביתר קלות
  • רצוי: איתור תורמים דרך פייסבוק

7. מידע רלוונטי נוסף:

  • הגדירו היבטים מרכזיים בעבודתכם ושרטטו אותם כתרשים זרימה.
  • ציינו את השדות הקשורים בתהליכים.
  • זהו את הדוחות הדרושים למחלקות השונות.
  • האם אתם משתמשים במערכת מידע קיימת? כמה זמן אתם משתמשים בה? האם אתם בוטחים במידע שהיא מכילה? האם הוא "נקי"?
  • כמה אנשי צוות ישתמשו במערכת? כמה אנשים משתמשים בה כיום? האם יש עוד אנשים שיצטרכו גישה למידע  (ועד מנהל, מתנדבים, סטודנטים…)?

מוכנים? צרו איתנו קשר כדי לשוחח על הצרכים שלכם.

מודעות פרסומת

[הערה: הפוסט פורסם במקור בבלוג של הזווית השלישית: http://zavit3.com/archives/389]

לפני כשבועיים נערך כנס חשיפה אינטרנטי של ה- Nonprofit Social Network Benchmark Report, ממצאי הסקר מצביעים על-כך שהרשתות החברתיות האינטרנטיות הפכו להיות החלק הארי באסטרטגיה האינטרנטית של מלכ"רים בארה"ב, כ-86% מהעמותות נמצאות בפייסבוק ו-60% בטוויטר.

בהשוואה לסקר דומה שנערך בשנת 2009, נמצאה עלייה בשימוש של ארגונים בפייסבוק (Facebook) וטוויטר (Twitter), סטגנציה בשימוש בלינקד-אין (LinkedIn) ו-YouTube וירידה משמעותית בשימוש ב-MySpace. הסקר בחן את השימוש של כ-1,200 מלכ"רים ברשתות חברתיות אינטרנטיות.

Nonprofits on Commercial Social Networks

בפוסט זה אתמקד בארבעת השאלות הנפוצות ביותר שעולות במסגרת עבודתי עם ארגונים לשינוי חברתי בישראל ובארה"ב, בתחום ניהול האסטרטגיה הארגונית ברשתות החברתיות האינטרנטיות:

1. מה אופי הפעילות ברשתות חברתיות?

רובן המכריע של העמותות (92%) משתמשות ברשתות חברתיות כדי לקדם את המותג שלהן, תוכניות, אירועים או שירותים. התשובה השנייה הכי פופולארית (42%) הייתה פיתוח משאבים. לכן, ברוב המקרים, המחלקה שאחראית על התחום היא מחלקת השיווק.

2. כמה זה עולה?

כ-85% מהנשאלים השיבו שישנו לפחות איש צוות אחד ברבע משרה אשר אחראי על פיתוח ותחזוקת הנראות הארגונית, עלייה של 5% מסקר דומה שנערך בשנה שעברה. כמו כן, מחצית מהארגונים העריכו כי בשנים-עשר החודשים הבאים אחוז המשרה הזה יגדל, קרוב ל-50% העריכו שלא יהיה שינוי ופחות מ-4% מתכוונים לצמצמו. כ-40% מהארגונים עושים שימוש במיקור חוץ (יועצים, מעצבים, מתכנתים וכדומה).

אחד מתוך עשרה מקצה לפחות $10,000 בשנה לשם כך ופחות משני אחוזים למעלה מ-$50,000. כלומר, מספר קטן יחסית של ארגונים מוציא סכומים גבוהים על עזרה חיצונית, בעוד שהרוב אינו עושה זאת.

3. למה אנחנו צריכים את כל זה? ומה כבר אפשר לגייס מזה?

על-אף שברוב המקרים מחלקת פיתוח המשאבים אינה אחראית על תפעול הרשתות החברתיות, מרבית המלכ"רים דיווחו שהסיבה העיקרית לנוכחותם ברשת היא גיוס תרומות. בנוסף לכך, נמצאה עלייה של 104% בגיוס משאבים בארגונים, אשר מחלקת פיתוח המשאבים שלהם פעילה ברשתות חברתיות אינטרנטיות.

בעוד ש-40% מהארגונים הצליחו לגייס תרומות באמצעות פייסבוק, כ-80% גייסו $1,000 או פחות בשנים-עשר החודשים האחרונים, בעוד שרק 3.5% מהארגונים גייסו $10,000 או יותר באותה התקופה. לעומת זאת, נראה שלגודל הארגון אין השפעה על הגיוס: 40% מהארגונים שגייסו תרומות באמצעות רשתות חברתיות היו ארגונים שתקציבם נמוך ממיליון דולר.

4.  איך מפעילים את זה?

מרבית הארגונים התלוננו על חוסר מיומנות כחסם עיקרי (באופן מפתיע מחסור בתקציב לא הייתה תשובה שכיחה). אולם, לדעתי, אחד התחומים שלא קיבלו התייחסות מספקת במחקר זה הוא מדידת התשואה על ההשקעה/מאמץ. הערכת ההצלחה של השימוש ברשתות החברתיות הינה המכשול הגדול ביותר העומד בפני השימוש בהן ולהערכתי, מדידה איכותית יכולה להוביל לאימוץ רחב יותר של השימוש ברשתות החברתיות. המחקר הראה שככל שהארגון משקיע יותר זמן בתחזוקת הרשתות כך עולה הציפייה שלו למדידה מדויקת של התשומה מהפעילות. אך עדיין אין בנמצא מדדים ברורים ומקובלים למדידת ההצלחה. האם חשוב מספר החברים/עוקבים שיש לארגון? או מספר האינטראקציות שיש לו עם הקהילה? ואיך מגדירים אינטראקציה?


הביצה והתרנגולת
התחום עדיין נמצא בחיתוליו וארגונים לא מוכנים להשקיע ולהתמקצע בו כל עוד לא ניתן להצביע על התשואה. אלא שתשואה לא תושג כל עוד אין בידי הצוות הכלים המתאימים. לכן, יש לפעול ליצירת חומרי הדרכה, וובינרים (סמינרים אינטרנטיים), הדרכות וכנסים. כמו כן, יש להקים קהילה שתשמש כרשת של ידע בתחום הטכנולוגיה האינטרנטית במגזר השלישי.

על ארגונים חברתיים להתאים את הפעילות שלהם ברשת האינטרנט לעידן הווב 2.0, תקשורת חד כיוונית צריכה להתחלף בדו-שיח. ארגונים אשר יראו בתורמים, מתנדבים ואינדיבידואלים אחרים כקהל אחיד וקונפורמי ולא כאינדיבידואלים רב-גוניים הדורשים מידע מעמיק ולא שטחי יתקשו להשיג את המטרה שלשמה הוקמו.

להלן שתי דוגמאות לארגונים שעושים עבודה נפלאה בפייסבוק:

המשותף לשני הארגונים האלו הוא שהם מעורבים בעמודים שיצרו ודואגים לערב את התומכים בהם בדיונים מדי יום. הם מטפחים קשר אישי עם אינדיבידואלים ומעדכנים את העמוד באופן קבוע עם לינקים למאמרים רלוונטיים, תמונות, סרטונים וסיפורים אישיים.

בעבודתי עם מלכ"רים בישראל ובארה"ב אני נתקל באופן יומיומי באתגרים הרבים איתם מתמודד המגזר השלישי, החל מהמרוץ אחר תזרים המזומנים ועד לקשיים בגיוס כוח האדם המתאים. מתוך ניסיון העבר שלי כמחנך ולאחר-מכן כדובר ומנהל פיתוח משאבים, מצאתי שניתן למנף את הטכנולוגיה על-מנת לעזור  למלכ"רים להתמודד עם הקשיים היומיומיים ואף כדי להשיג את משימת הארגון ולכן, הקמתי את Cloud for Good.

NTEN Logo

קיימים עוד ארגונים רבים בישראל (אני ממליץ בחום לבקר בבלוג של NPTech) ובעולם, אשר שמו להם למטרה לעזור לכם, ארגוני המגזר השלישי, לעשות שימוש נכון בטרנדים הטכנולוגיים. אחד מהם הוא ארגון NTEN שבסקר שלו בנוגע למערכות לניהול קשרים במלכ"רים עסקתי לפני מספר פוסטים.

השבוע, פרסם הארגון (ביחד עם The Nonprofit Times) סקר נוסף, העוסק בכוח האדם הטכנולוגי בארגונים ובעלותו. הדו"ח שלהם מנסה לענות על מספר שאלות:

  • מהי ההשקעה הכספית על טכנולוגיה במלכ"רים?
  • מהו השכר הממוצע של הצוות הטכנולוגי (IT Staff)?
  • מהם ההבדלים בין ארגונים קטנים לגדולים?
  • מהן ההחלטות והפעולות, אשר מגדירות ארגון כ"מוביל" טכנולוגי?
  • מה יכולים ללמוד ארגונים "מתקשים" מה"מובילים"?
  • האם ישנה קורלציה בין תקציב, הוצאה על טכנולוגיה, מספר אנשי צוות או גודל הארגון לבין הדירוג של הארגון כ"מוביל" או "מתקשה"?

כדי להוריד את הסקר המלא (באנגלית) לחצו כאן.

לפניכם התוצאות (נבחרות):

1. אימוץ טכנולוגיה

  • רק 35% מהמשתתפים בסקר הגדירו עצמם כ"מובילים" טכנולוגית. מתוכם 41% היו ארגונים גדולים מאוד, 24% גדולים, 24% בינוניים ו-11% קטנים.

2. השקעה טכנולוגית

  • באופן כללי, "מובילים" הוציאו פי 2.5 על טכנולוגיה מ"מתקשים".
  • אחוז ניכר אמר שההוצאות בפועל (שנים 2008, 2009) גדלו בשנה האחרונה בתחומים הבאים ולפי הסדר הבא: אתר אינטרנט, חומרה, תוכנה, מיקור חוץ/יעוץ.
  • ארגונים שמספקים לעצמם את התמיכה הטכנולוגית (או במילים אחרות, לא משתמשים במיקור חוץ או יועצים) הוציאו בממוצע 54% מהתקציב הטכנולוגי או $137,477 על אנשי צוות בתחום הטכנולוגיה (קטנים 46% וגדולים 65%).

3. תכנון

  • תכנון טכנולוגי אסטרטגי הצביע על הצלחה באימוץ הטכנולוגיה בארגונים – לרוב המובילים יש תוכנית טכנולוגית פורמאלית ולרוב המתקשים אין.

4. מיקור חוץ

  • לא נמצאה השפעה של מיקור חוץ על ההגדרה של ארגון כמוביל או מתקשה.
  • ארגונים בכל הגדלים משתמשים במיקור חוץ.

5. שכר

  • מנהלים בכירים משתכרים בממוצע $100,000 בשנה.
  • שכרם של מנהלי תכנים אינטרנטיים, אדמיניסטראטורים של מערכות מידע ומפתחי אתרים נע בין $57,000-$62,000 בשנה.
  • שכרו של הצוות הטכנולוגי התומך היה בממוצע $44,375.

כדי להוריד את הסקר המלא (באנגלית) לחצו כאן.

הסקר נערך על חתך מאוד רחב של ארגונים בארה"ב (ביניהם ארגונים מאוד גדולים) ולכן, יתכן שהמספרים פחות רלוונטיים לארגון שלכם. חשוב לי שלא תפסלו את הסקר "כי בארץ לא משתכרים כאלה משכורות במגזר השלישי" או מכיוון ש"לרוב הארגונים אין את היכולות להוציא כאלו סכומים על טכנולוגיה" (דווקא תתפלאו…), אלא שתזהו את הדברים שכן רלוונטיים. כמו למשל, שבניית תוכנית אסטרטגית לטכנולוגיה בארגון היא דבר הכרחי בדיוק כמו תכנון אסטרטגי במחלקת החינוך או גיוס המשאבים בארגון.

כמו כן,  אשמח לשמוע כאן, או בקבוצה שלנו בפייסבוק, מה המצב בארגון שלכם?

אפליקציות גוגל (Google Apps) הם סט של כלים אינטרנטיים הכוללים את ג'ימייל, מסמכי  גוגל (Google Talk), יומן ארגוני, Google Talk ועוד. כל האפליקציות האלו יכולות לעזור לארגון לנהל את המשרד בדיוק כמו כלי המשרד של מייקרוספט (MS Office). אבל (וזה אבל גדול…), מכיוון שהם נמצאים בעננים – און ליין- הם מאפשרים שיתוף ידע נוח ונגיש יותר בין, למשל, אנשי צוות, חברי וועד מנהל, סטודנטים, מנחים ועוד.

חיבור בין אפליקציות גוגל וסיילספורס הוא פשוט מאוד. בסרטון הקצר, שהוספתי לקטגוריית ההעשרה באתר Cloud for Good אני מסביר, שלב אחרי שלב, כיצד לקשר בין שתי האפליקציות ואיך להתחיל לשתף…

צפייה מהנה!

salesforce and google apps

Share/Bookmark