כיצד להפוך את ג'ימייל למערכת ניהול קשרים חברתית

אני נוהג להתלהב בקלות מכל מה שקשור במחשוב עננים וגאדג'טים בכלל, אבל כשגיליתי את התוסף, עליו אכתוב בשורות הבאות, החיוך שעלה על פני היה גדול מהרגיל!

גוגל רכשה לאחרונה חברה שנקראת Rapportive, אשר פתחה תוסף שהופך את ג'ימייל (זמין גם ב-Google Apps) למערכת ניהול קשרים חברתית. כן, עכשיו באמת לא תהיה לנו סיבה לעזוב את ג'ימייל.

מדובר בחברה מאוד צעירה, אבל לדעתי עם עתיד מזהיר. ציפור קטנה כבר לחשה לי שבקרוב תהיה לתוסף אינטגרציה עם מערכות נוספות ולשמחתי הרבה, גם עם סיילספורס.

התוסף, שזמין כרגע רק בדפדפנים של מוזילה וכרום, מחליף את המודעות המופיעות בדואר האלקטרוני של גוגל בפרופיל של האדם איתו אנחנו מתכתבים. הפרופיל האוטומטי כולל תמונה, קורות חיים מקוצרים, קישורים לרשתות חברתיות בהם האדם חבר ואפילו אפשרות להוסיף הערות בתחתית. לכאורה, נראה שהתוסף הזה יכול להוות תחרות לפרופיל האישי שניתן לבנות על גוגל ולגוגל באז…

אם הארגון שלכם משתמש באפליקציות גוגל, כל אחד מאנשי הצוות שלכם יוכל לראות את ההערות שכתבו האחרים כאשר הוא מתכתב עם אותו אדם. פונקציה מאוד שימושית! נניח שאתם מתכתבים עם נציג של קרן במייל, תוכלו לראות את גם את ההערות שהמנכ"ל כתב, דבר שיתן לכם תמונה מלאה על הקשר איתו ויעזור בטיפוח הקשר.

ההתקנה של התוסף הזה היא סופר פשוטה ותוך מספר שניות ורישום מהיר זה כבר יהיה זמין אצלכם. ניתן להוריד את התוסף בלינק הבא:

http://www.rapportive.com/#/

הקלטתי גם סרטון קצרצר שיעזור לכם להבין על מה ההתרגשות הגדולה. הסרטון נמצא (כמובן) בספריית ההעשרה שבאתר האינטרנט שלי, הנה הלינק: http://heb.cloud4good.com/google-resources/rapportive-gmail-crm

אשמח לשמוע מה אתם חושבים על התוסף, פשוט הגיבו לפוסט.

כל מה שרציתם לדעת על גוגל באז

אי אפשר להתחמק מזה… כולם כבר מדברים על הבאז החדש בשכונת הרשתות החברתיות. לא יאמן שגוגל הכריזה על הכלי הזה רק לפני שבוע וכבר יש הטוענים כי גוגל משנה לחלוטין את כללי המשחק. לדברי גוגל, כבר יותר מ-9 מליון פרסומים פורסמו בבאז, כלומר בסביבות 160,000 פרסומים בשעה!

מה זה באז?

גוגל באז היא התשובה של גוגל לטוויטר ופייסבוק. זוהי רשת חברתיות חדשה המאפשרת לחלוק עדכוני סטאטוס, לינקים, סרטונים, קבצי סאונד ותמונות עם חברים או עוקבים. באז גם מאפשר "לייבא" את הפעילות מאתרים אחרים כמו פיקאסה, פליקר, טוויטר ובלוגים אישיים וארגוניים (אני מאמין שבקרוב מאוד תתאפשר גם אינטגרציה של באז עם רשתות חברתיות אחרות כמו פייסבוק).

אני יודע שבאז נשמע קצת כמו שילוב של פייסבוק וטוויטר. ההבדל הגדול הוא שבאז אינו שירות העומד בפני עצמו, אלא הוא מוצע כחלק מהחבילה של ג'ימייל (דרך אגב לא חייבים חשבון בג'ימייל כדי להשתמש). לעומת פייסבוק, גוגל מאפשרת לחלוק יותר מידע בצורה פשוטה ומהירה יותר ואין הגבלה על מספר תווים כמו שיש בטוויטר (בטוויטר יש הגבלה של 140 תווים בכל הודעה, אתם כבר עוקבים אחרי בטוויטר?).

לפני שמתחילים, צרו/עדכנו את הפרופיל שלכם בגוגל

אחד הדברים שהופכים את באז לכל כך ידידותי למשתמש הוא שאפשר פשוט להצטרף בלי רישום או הכנות רבות. כבר בכניסתכם הראשונה,  גוגל תציע לכם לעקוב אחרי אנשים איתם אתם נמצאים בקשר דרך חשבון הג'ימייל שלכם. למרות שאין צורך ברישום, אני ממליץ שתיצרו פרופיל אישי בגוגל בדיוק כמו שיצרתם פרופיל בפייסבוק (אתם חברים שלי בפייסבוק?).

שימו לב, כמעט כל המידע על הפרופיל שתצרו יהיה זמין לכולם ברשת. לכן, הזינו רק מידע שנוח לכם לחלוק או מידע שחשוב לכם שאנשים ימצאו כשהם מחפשים אתכם או את הארגון שלכם (בשבוע האחרון היו דיונים רבים על הגדרות הפרטיות בגוגל באז, אני ממליץ לקרוא פוסט של טל גלילי, אשר מסכם אותם בבהירות.).

איך משתמשים בבאז?

הקלטתי סרטון קצר בו אני מסביר כיצד להשתמש בגוגל באז על רגל אחת. סרטונים דומים תוכלו למצוא תחת קטגוריית ההעשרה באתר של Cloud for Good.

באז בעמותות

מדובר בכלי משמעותי לארגונים שרוצים לדעת מה נאמר עליהם ברשת ואשר רוצים לעודד שיחה רצינית על האג'נדה החברתית שלהם.

מכיוון שאין לבאז את ההגבלות של טוויטר או המשחקים והאנימציות הילדותיים של פייסבוק ובזכות העובדה שהוא כבר נמצא בתיבת הדואר האלקטרונית שלנו, יש לו פוטנציאל לשמש כפלטפורמה לשיחה (וירטואלית) אמיתית. צריך רק לדעת איך לנצל אותה.

בעוד מספר חודשים, כאשר באז יהיה זמין גם בחבילת היישומים הארגוניים של גוגל, יחל, לדעתי, עידן חדש של מיקרו-בלוגינג במלכ"רים. כיום, ארגונים רבים מתקשים להשקיע זמן ברשתות חברתיות אחרות כי הן דורשות התחברות נפרדת. האינטגרציה של באזז עם ג'ימייל תהפוך את ההטמעה של הרשת החברתית החדשה בארגון לפשוטה ונגישה יותר לכל אנשי הצוות.

שיתוף ידע הופך להיות פשוט יותר עם סיילספורס ואפליקציות גוגל!

אפליקציות גוגל (Google Apps) הם סט של כלים אינטרנטיים הכוללים את ג'ימייל, מסמכי  גוגל (Google Talk), יומן ארגוני, Google Talk ועוד. כל האפליקציות האלו יכולות לעזור לארגון לנהל את המשרד בדיוק כמו כלי המשרד של מייקרוספט (MS Office). אבל (וזה אבל גדול…), מכיוון שהם נמצאים בעננים – און ליין- הם מאפשרים שיתוף ידע נוח ונגיש יותר בין, למשל, אנשי צוות, חברי וועד מנהל, סטודנטים, מנחים ועוד.

חיבור בין אפליקציות גוגל וסיילספורס הוא פשוט מאוד. בסרטון הקצר, שהוספתי לקטגוריית ההעשרה באתר Cloud for Good אני מסביר, שלב אחרי שלב, כיצד לקשר בין שתי האפליקציות ואיך להתחיל לשתף…

צפייה מהנה!

יש לנו מתנדב, מה עכשיו?

לעמותות רבות אין את הזמן והתקציב כדי להטמיע טכנולוגיה באופן שהיו רוצות. אחת הדרכים להתמודד עם הבעיה התקציבית היא כמובן להשתמש באפליקציות כמו גוגל או סיילספורס, שעלותן לעמותות הינה מינימלית. בנוסף לכך, ניתן לחפש מתנדב שיוכל לקדם את הטמעת הטכנולוגיה בארגון.

טקסופ (Techsoup), פרוייקט שיגיע בקרוב גם לישראל ויופעל על-ידי עמיתי מ-NPTech, כתבו מדריך קצר כדי לעזור לכם לגייס ולנהל מתנדבים בתחום הטכנולוגיה. לחצו כאן כדי להוריד את המדריך.

בנק צ'יס: פילנתרופיה חדשה או רק טרנד?

אם נכנסתם בשבועות האחרונים לאחת מהרשתות החברתיות האינטרנטיות כמו פייסבוק או טוויטר, אז אני בטוח שלא יכלתם להתחמק מעשרות תחינות של מלכ"רים אמריקאים בנוסח של "הצביעו לי" או פרסומים כמו "פלוני בחר להצביע ל…"  כחלק מתחרות/אתגר של בנק צ'יס.

האתגר שהציב הבנק למלכ"רים בארה"ב הסתיים בסוף השבוע האחרון עם זוכה אחד במיליון דולר וחמישה זוכים נוספים במאה אלף דולר כל אחד.

לכאורה, כללי התחרות היו פשוטים מאוד. הבנק העניק חמישה מליון דולרים לארגונים עם הכי הרבה תומכים בפייסבוק. בסיבוב הראשון של התחרות מלכ"רים יכלו להציע את עצמם כמועמדים וכל משתמש פייסבוק יכול היה לפזר 20 קולות בין הארגונים. כל אחת מ-100 העמותות שזכתה למספר הרב ביותר של קולות קיבלה 25,000$ ואפשרות להתמודד בסיבוב השני של ההצבעות. הפעם, שווי הפרס הראשון היה מליון דולר וכל אחד מחמשת המקומות הבאים קיבל 100,000$.

עם סיום התחרות, הסתבר שלא הכל היה חלק והועלו מספר רב של טענות לגבי זיופים במהלך ההצבעות. אחת הטענות היא שארגונים יצרו פרופילים חדשים בפייסבוק רק למטרת התחרות. מעשה שמנוגד לכללים ובוודאי שאינו אתי.

בת' קנטר (מהבלוג של בת' – בלוג מומלץ ביותר!) עוסקת באריכות בבעיות שעלו במהלך התחרות, בפוסט שפרסמה. לטענתה, הבעיות האתיות החלו כבר עם ההחלטה של הבנק לפסול חלק מהארגונים שנבחרו בסיבוב הראשון, ללא הסברים מצד הבנק. אבל השאלה העיקרית היא האם הצבעות מהסוג הזה הן דבר חיובי בנוף הפילנתרופי?

אני נוטה להסכים עם ג'ודי סון (גם על הבלוג שלה אני ממליץ בחום), שכתבה, שסוג כזה של פילנתרופיה מזכיר קצת הצבעה על מלך או מלכת הכיתה. זה לא שאני חושב שתחרות היא דבר רע, ממש לא. אבל האם באמת אפשר להגיד שילדים בדרום אפריקה חשובים יותר מתוכניות לעידוד מנהיגות או ממחלה חשוכת מרפא? נכון, אני בטוח שכל פילנתרופ עומד בפני החלטה דומה כאשר הוא בוחר כיצד להשקיע בקהילה, אבל האם באמת אפשר לדון בשאלות עמוקות כאלו עם האצבע על העכבר?

שאלה נוספת, האם הארגונים שהשתתפו באתגר הרוויחו משהו מעצם ההשתתפות? האם השליטה שלהם ברשתות חברתיות (ישנם ארגונים רבים כעת עם עשרות ומאות אלפי תומכים בפייסבוק) תתרום ליכולת גיוס התרומות/מתנדבים או תעזור להם לשנות מדיניות בעתיד?

כמובן שרק ימים יגידו, אבל אם נבחן את ההתנהלות בזמן הקמפיין נראה כי התחינות הנשנות בסגנון  "הצביעו לי" לא התייחסו אלינו (המצביעים הפוטנציאלים) כאינדיבידואלים ובטח ובטח, שהציקו ונכנסו לנו לתוך מסך המחשב, שתי נקודות אליהן התייחסתי בבלוג קודם, שעסק בשפה החדשה של הרשתות החברתיות. האם יוכלו הארגונים האלו לפנות אלינו שוב? או שיתכן שבלחיצה שלנו על כפתור ההצבעה פתרנו את עצמנו מכל מעורבות עתידית כי "כבר תרמנו במשרד"?

ושאלה אחרונה, איך באמת מודדים הצלחה ברשתות חברתיות? מה יותר חשוב, מספר החברים שיש לי בפייסבוק או כמות השיחות שאני מנהל איתם? כמות העוקבים בטוויטר או כמות הציוצים החוזרים (RT) לציוצים שלי? או אפילו האם גודלה של רשימת התפוצה הארגונית שלנו מעיד על עבודת שיווק נכונה או דווקא כמות הפניות שאנחנו מקבלים דרך האתר מעידה על-כך? מה אתם אומרים?

להתחבר ל-Gmail גם בלי אינטרנט

אני חסיד גדול של טכנולוגית הענן (קשה לפספס את זה…) – הכל נמצא באינטרנט ואפשר להתעדכן מכל מקום, מכל מחשב ואפילו מהטלפון הנייד. עבור ארגונים לשינוי חברתי (וגם עסקים קטנים) טכנולוגית הענן משפיעה גם על הכיס. אין צורך לשלם על שרתים יקרים, לתחזק אותם או לשכור איש  מחשבים. מישהו אחר עושה את כל זה בשבילנו…

אבל יש בעיה אחת, אנחנו תלויים ברשת האינטרנט. למרות שהיום שאפשר להתחבר לאינטרנט מבתי קפה, טלפונים ניידים ואפילו בזמן טיסה, אני עדיין מוצא את עצמי פעמים רבות בלי גישה לאינטרנט. בד"כ זה כשאני הכי צריך את זה (למשל כשאני מגיע להדגים לארגון את השימוש בסיילספורס ואז מגלה שהם עדיין לא התחברו לאינטרנט במשרדיהם החדשים…).

דואר אלקטרוני מבוסס רשת כמו ג'ימייל הוא כלי מצוין, אבל להבדיל מ-Outlook, לא ניתן להשתמש בו כאשר אין חיבור לאינטרנט – לא נכון. זה מספר חודשים שגוגל מציעה שירות שנקרא "Offline Gmail", הפיצ'ר הזה זמין לכולם ובו אעסוק בשורות הקרובות. בפוסטים הקרובים אעסוק גם בגרסת האופליין של סיילספורס.

אחרי שתפעילו את הפיצ'ר ותתקינו את האפליקציה על המחשב תוכלו לסנכרן את המחשב שלכם עם השרתים של גוגל וכך, להוריד את כל ההודעות אליכם למחשב. כאשר לא תהיו מחוברים לרשת האינטרנט, ג'ימייל יעבור באופן אוטומטי למצב אופליין וישתמש במידע, שאוחסן על המחשב שלכם, במקום בשרתים של החברה. מגניב נכון? אפשר לקרוא הודעות, לסמן הודעות בכוכביות ועוד. כל הודעה שתשלחו בזמן שאתם במצב אופליין תשלח אוטומטית כאשר תתחברו בחזרה לרשת (השבוע הם הוסיפו גם את האפשרות לשלוח הודעות עם קבצים מצורפים).

צפו בסרטון הבא להדגמה:

* שימו לב שנכון להיום, הפיצ'ר הזה (כמו עוד המון פיצ'רים אחרים) זמין רק למי שממשק הג'ימייל שלו הוא באנגלית.

איך מתחילים?

1. כנסו לטאב המעבדה (Labs tab) בפינה העליונה ליד שם המשתמש שלכם
2. אפשרו (Enable) את הפיצ'ר Offline Gmail
3. אחרי שהעמוד יטען, תראו לינק לאופליין בפינה העליונה של עמוד הג'ימייל שלכם. לחצו עליו והורידו את האפליקציה

איך עוברים לממשק באנגלית?

1. לחצו על הגדרות בשורה השמאלית העליונה של המסך שלכם
2. בחרו אנגלית כשפת התצוגה
3. לחצו על "שמור את השינויים"
4. רעננו את המסך (refresh)

איך להרחיב את רשימת התפוצה הארגונית

החלטתם לשלוח ניוזלטר לתורמים, מתנדבים או בעלי עניין אחרים, רעיון מצוין, אבל איך משיגים את כתובת המייל שלהם? איך מרחיבים את רשימת התפוצה הארגונית?

בעמותת 1+1 התאחדות נוער וצעירים עולים עבדנו שבועות על מצגת עם מוזיקה, שהכנו עבור תורמים פרטיים פוטנציאלים. אני זוכר ויכוחים על כל מילה, משפט ותמונה במצגת, עשינו ימים כלילות כדי שהמסר יועבר בדיוק כפי שרצינו ושיצליח לגעת בכל אחד מהאנשים שיפתחו את המצגת. אחרי שהרגשנו שעשינו כל שיכולנו והמצגת מושלמת הגענו לחלק הפשוט יותר, שליחת המצגת במייל… הפתעה… גילינו שרשימת התפוצה שלנו מאוד מוגבלת וכוללת בעיקר קרנות שכבר סירבו לנו בעבר (והיו לא מעט כאלו). זה לא שהמצגת לא הייתה רלוונטית עבורן, פשוט ציפינו להעביר מסר לתורמים פרטיים, לאנשים ולא לארגונים.

אני משער שאנחנו לא הראשונים שנתקלנו בבעיה הזו ובטח שלא האחרונים ולכן, החלטתי לחלוק איתכם מספר עצות לשיפור טופס הרישום האינטרנטי שיש למרבית העמותות באתר האינטרנט שלהן.

1. פשטות מאוזנת

מאוד מפתה לבקש מהגולשים באתר למלא אינסוף אינפורמציה על עצמם – שם, דוא"ל, טלפונים, מגדר, גיל, מיקום ועוד. הרי כלל ראשון הוא שככל שאוספים יותר אינפורמציה, יותר קל לנהל מערכת יחסים וכולנוו רוצים לטפח (to cultivate) את יחסינו עם תורמים, מתנדבים וכדומה… אבל, ריבוי שאלות וטופס מסורבל עלולים להרתיע את הגולש מלהצטרף לרשימת התפוצה שלכם (Keep It Simple).

יש צורך באיזון. הטופס צריך להיות פשוט למילוי וגם לאסוף מספיק מידע כדי שתוכלו לנהל מערכת יחסים עם הגולש (אני תמיד אומר שלא ניתן לטפח קשר עם כתובת מייל בלבד, צריך לפחות לדעת שם!).

תשאלו את עצמכם כמה אינפורמציה אתם באמת צריכים, האם אתם הייתם ממלאים טופס כזה? אפשרות נוספת היא לאפשר שני טפסים, האחד פשוט וכולל רק פרטים ממש נחוצים (דוא"ל, שם פרטי ושם משפחה) והשני כולל מידע ספציפי יותר על הגולש.

2. תראו ערך, או – מה יצא לי מזה?

תסבירו לגולש מה הוא יקבל אם ירשם לניוזלטר שלכם, מה הוא מקבל בתמורה למידע שהוא מוסר. במקום להגיד "כדי להירשם לרשימת התפוצה שלנו לחצו כאן" כתבו "הירשמו לניוזלטר הרבעוני של העמותה כדי להיות מעודכנים בכל פעילויות העמותה" או "הירשמו לניוזלטר החודשי של ארגוננו ותקבלו טיפים שבועיים וחקרי מקרה ישירות לתיבת הדואר האלקטורנית".

3. ארגון מגייס (כתובות דוא"ל)

חשיבות רשימת התפוצה הארגונית צריכה להיות ברורה לכל אחד מאנשי הצוות והמתנדבים בארגון והם צריכים לדעת להסביר מה יצא לאנשים אם יצטרפו. עדיף לשאול "האם אפשר לשלוח לך את הניוזלטר שלנו" מאשר "מה כתובת המייל שלך". אנשים מטבעם מעדיפים לקבל מאשר לתת…

4. שווקו את רשימת התפוצה

שווקו את רשימת התפוצה לא רק דרך האינטרנט!  כשמגיעות אליכם קבוצות לביקור, כאשר אתם פועלים בקהילה או כשאתם מארגנים כנס, בקשו מאנשים להצטרף לרשימת התפוצה, הציעו להם את הניוזלטר שלכם.

5. מיקום, מיקום, מיקום

כל הדברים שהזכרתי יכולים להיות יעילים, כל עוד אנשים מוצאים את טופס הרישום.
מקמו את הטופס במקום בולט באתר. למשל, שימו לב לסרגל מצד שמאל למעלה, רואים את לוגו הרישום? אם עדיין לא נרשמתם…
או
אפשרו להירשם בתחתית כל עמוד באתר שלכם. אפשר לעשות זאת באמצעות סרגל תחתון שמופיע על המסך באופן תמידי.

6. Web-to-Lead

אם ארגונכם משתמש בסיילספורס עשו שימוש בכלי שנקרא Web-to-Lead. כלי זה מאפשר ליצר מתוך סיילספורס טופס אינטרנטי ולהדביקו באתר האינטרנט. זה לא טופס רגיל… כאשר גולשים ימלאו את פרטיהם באתר, המידע יוזן ישירות לסיילספורס ויודיע לאדם הרלוונטי בארגון שנכנס ליד (מועמד להתקשרות) חדש.

לסיכום, אם עדיין לא עשיתם זאת, הירשמו לניוזלטר שאני שולח מדי חודש כדי לקבל עדכונים שוטפים ישירות לתיבת הדואר שלכם.

למה רשתות חברתיות (עדיין) לא מחליפות את הדוא"ל

בהמשך לבלוג הקודם, שעסק ברשתות חברתיות ובחירות, מצאתי כתבה שמצביעה על 10 סיבות למה רשתות חברתיות לא מחליפות את הדוא"ל, הנה חמשת הראשונות:

1. אנשים עדיין שולחים מכתבים בדואר, למרות שיכלו לשלוח הודעת טקסט, דוא"ל, לצלצל, או לעדכן את הסטטוס שלהם.
2. הרישום לרוב אתרי האינטרנט נעשה באמצעות כתובת דוא"ל. חלקם מתחילים להטמיע קישוריות לרשתות חברתיות, אבל גם במקרים אלו הם מאפשרים רישום באמצעות דוא"ל.
3. רשתות חברתיות משתמשות בדוא"ל כדי לשלוח עדכונים על המתרחש בהן.
4. דוא"ל הוא בינלאומי ואילו רשתות חברתיות הן לוקליות.
5. יש עדיין מספר רב של אנשים שלא מעוניינים להצטרף לרשתות חברתיות וסיפורים על גניבת זהות, פרטיות וכדומה מונעים הצטרפות של רבים.

לכתבה המלאה לחצו כאן.

אני לא בטח שהשתכנעתי, אבל אשמח לשמוע מה אתם חושבים.