הקמת אתרי אינטרנט לעמותות

לאחרונה החברה שהקמתי ,Cloud for Good, החלה לספק שירות חדש, בניית אתרים על הפלטפורמה של גוגל. איך זה התחיל? בדיוק כמו שהרומן שלי עם סיילספורס התחיל…

לפני קצת יותר משלוש שנים, כדובר ומנהל פיתוח משאבים של עמותת 1+1 התאחדות נוער וצעירים עולים, חיפשתי דרך טובה יותר לנהל את הקשר שלנו עם עיתונאים ותורמים. כעמותה דלת אמצעים חיפשנו פתרון פשוט, מהיר לפריסה והכי חשוב, פתרון שיוכל לעמוד ביעדי התקציב המצומצמים שלנו. שמחנו לשמוע על המודל הפילנתרופי של קרן סיילספורס ועוד יותר על-כך שאנחנו מקבלים את אחת התוכנות המובילות בעולם בתחום של ניהול קשרים! חיפשנו יועצים חיצוניים, שיוכלו לעזור לנו עם הטמעת סיילספורס בארגון ונדהמנו לגלות מספר דברים:

• החברות הקיימות לא ממש הבינו את הצרכים הייחודיים שלנו כעמותה, האתגרים, התהליכים הפנימיים והשפה הארגונית (למרות שאחד הספקים טען שהוא מכיר את הצרכים של עמותות יותר טוב מאיתנו כי הוא התנדב פעם במשמר האזרחי או מכבי אש, אני לא זוכר בדיוק…).
• פעמים רבות אנחנו לא הבנו על מה הם מדברים…
• הספקים שכן הצליחו לתקשר איתנו היו יקרים מדי.

לכן, לא היה מנוס מללמוד איך להטמיע את התוכנה בעצמנו. כמובן שלא היה לנו תקציב לשכור "איש מחשבים" שיוביל את ההטמעה ובדומה לעמותות קטנות ובינוניות אחרות, אחד מאנשי הצוות נבחר לנהל את המערכת (או יותר נכון הסתער על התפקיד) כ"תפקיד נוסף". איש הצוות הזה היה אני…

אז איך כל זה קשור לבניית אתרים? חיפשתי דרך יצירתית להקים את אתר האינטרנט הראשון של החברה והגדרתי את הצרכים הבאים:

1. עלות נמוכה
2. טכנולוגיה מתקדמת
3. בולטות באינטרנט (שיהיה קל למצוא אותנו)
4. הקמה מהירה
5. ממשק ניהול פשוט
6. רב לשוניות

מצאתי את כל הדברים האלו בפלטפורמה של גוגל.

1. עלות נמוכה – אין עלויות אחסון (!) העלות היחידה היא העלות החד פעמית של הקמת האתר.
2. טכנולוגיה מתקדמת – בנוסף לגב הטכנולוגי החזק של גוגל, החברה מאפשרת למפתחים חיצוניים לפתח אפליקציות (הם קוראים לזה "גאדג'טים") המיועדות לאתרים שנבנים על הפלטפורמה של גוגל והכי חשוב, קיימת אינטגרציה מלאה עם אפליקציות נוספות של גוגל (Google Apps) המאפשרות יצירת טפסי פנייה/רישום, הוספת מצגות, סרטונים ועוד.
3. בולטות באינטרנט – את זה שהאתר בנוי על גוגל כבר הזכרתי?
4. הקמה מהירה – בזכות מספר תבניות מוכנות שהחברה מציעה ללא עלות וגמישות הפלטפורמה האתר עלה לאוויר תוך פחות משבוע!
5. ממשק ניהול – ממשק ניהול האתר נוח מאוד ואין צורך לדעת HTML  או כל שפת תכנות אחרת כדי להוסיף תוכן, תמונות, סרטונים, ליצור טפסים…
6. רב לשוניות – המערכת מאפשרת לבנות אתרים באינספור שפות ולאחרונה גם בעברית. את האתר שלי בניתי גם בעברית וגם באנגלית.

אז אם גם אתם מרגישים שאתם רוצים להתחיל לרחף בעננים, לחצו כאן כדי לקבל מידע נוסף.

סקר שביעות רצון ממערכות לניהול קשרים במלכ"רים

לאחרונה נתקלתי בסקר שביעות רצון, שערכה עמותת NTEN, על השימוש במערכות לניהול קשרי לקוחות במלכ"רים בארה"ב. בהתלהבות רבה פניתי להולי רוס, מנכ"ל העמותה, והיא אישרה לי לחלוק איתכם מספר ממצאים מעניינים מתוך הסקר. היא גם גילתה לי שבשבועות הקרובים יפורסם סקר המשך!

קצת על NTEN, הארגון מגדיר את עצמו כקהילה בה עמיתים מאירגונים ללא מטרות רווח יכולים לחלוק ולשתף אחד את השני בידע ובניסיון הטכנולוגי שלהם. החזון שלהם הוא עולם בו כל הארגונים ללא מטרות רווח עושים שימוש משכיל ונכון בטכנולוגיה כדי להשיג את המטרה שלשמה הוקמו. אני ממליץ בחום לעקוב אחר הבלוג שלהם כדי להתעדכן בטכנולוגיה למגזר השלישי ולהשתתף בוובינרים שהם מארגנים!

לפני כשנתיים הארגון הפיץ 1000 שאלונים בקרב מלכ"רים בכל רחבי ארה"ב ואסף שאלונים מלאים מ-600 ארגונים. הנבדקים דירגו 22 מערכות לניהול קשרים
(Constituent Relationship Management) וענו על מספר שאלות בכל הנוגע לשימוש שלהם במערכות אלו.

הממצאים:

1. מה חשוב למלכ"רים?

הנבדקים נשאלו אילו תכונות של ספקית תוכנה לניהול קשרים ישפיעות על החלטתם להמשיך להשתמש בשירותיה. נמצא כי שתי התכונות החשובות ביותר לארגונים היו תמיכה ושירות לאחר הטמעת המערכת (63.01%) וממשק משתמש ידידותי (61.29%). (אם תלחצו על התמונה יפתח חלון חדש עם תמונה מוגדלת).



2. על מי הם המליצו?

מתוך רשימה של 22 ספקיות תוכנה, שלושת האפליקציות/תוכנות שבלטו היו CiviCRM, Salesforce, Convio.

הסקר גם ניתח את הנכונות להמלצה על תוכנה מסוימת בהתאם לגודל הארגון ומצא כי:

• ארגונים מכל הגדלים המליצו על Convio, Salesforce, Kintera
• על CiviCRM  המליצו בעיקר ארגונים קטנים (תקציב נמוך מ-500,000$) ובינוניים (תקציב בין 500,000$ ל-3 מיליון $)
• על Blackbaud המליצו בעיקר ארגונים גדולים
• Democracy in Action  הומלצה בעיקר על ידי ארגונים בינוניים

3. והזוכה הוא/היא …

הארגונים נתבקשו לדרג תוכנה בה הם משתמשים כיום או השתמשו בעבר לפי המאפיינים הבאים: איכות ואמינות, תמיכה לאחר סיום תהליך המכירה, עמידה בלוחות זמנים, נוחות שימוש וערך מוסף. הנה התוצאות:

אז מה אפשר ללמוד מהסקר?
מחקרים רבים מצביעים על-כך שהמלצה של עמיתים לתחום היא אחד הגורמים החשובים והמשפיעים ביותר כאשר אנחנו מקבלים החלטות הקשורות בטכנולוגיה. זאת בדיוק הסיבה שהחלטתי לחלוק איתכם את הממצאים של הסקר הזה, הוא מבוסס על תשובות של מאות עובדים ומתנדבים מהמגזר השלישי.

כמובן שאין מערכת אחת לניהול קשרי לקוחות שמתאימה לכל הארגונים מכל הגדלים והסוגים. בניגוד לספקים אחרים בתחום, אני מאמין שהמערכת צריכה להתאים את עצמה לצרכים של הארגון ולא הארגון צריך להתאים את עצמו לטכנולוגיה שקיימת. לכן, אני מציע שתשתמשו בממצאי הסקר הזה רק לאחר שהארגון שלכם העריך את הצרכים שלו ובחן את כל האפשרויות הקיימות (יש כמובן ספקים ישראלים שלא נכללו בסקר של הארגון).

בהצלחה!

יצירת קשר בין שני אנשי קשר בסיילספורס

כדי לנהל בצורה טובה יותר קשרים עם אינדבידואלים מומלץ לנהל מידע גם על הקשרים שלהם עם אינדבידואלים אחרים. למשל, אם נדע שתורם פוטנציאלי הוא חבר של אחד מחברי הועד בארגון או תורם קיים, נוכל לנצל את הקשר ולפנות אליו דרכו. פונקציה כזו לא קיימת בסיילספורס ולכן, קרן סיילספורס פיתחה חבילה שנקראת Relationships המאפשרת לקשר בין שני אנשי קשר קיימים.

הקלטתי סרטון קצר בו אני מסביר כיצד לבדוק אם החבילה מותקנת במערכת שלכם וכיצד ליצור קשרים חדשים. הסרטון נמצא תחת קטגורית העשרה באתר האינטרנט שלי.

אשמח לקבל הערות והצעות לסרטונים נוספים.

איך להגביר את השימוש במערכת לניהול הידע

בפגישותיי עם מנהלי עמותות בארץ ובארה"ב אני נתקל בפרדוקס דומה. מחד גיסא, מדובר בתקופה של משבר כלכלי – עמותות רבות נאלצות לצמצם פעילויות ליבה של הארגון ולהפחית שירותים חיוניים, שניתנים לאנשים שהעמותה משרתת. לכן, זו תקופה לא נכונה מצידם להכניס מערכת לניהול קשרים לארגון, הן מבחינת השינוי הארגוני שמערכות מסוג זה דורשות והן מבחינת העלות הכספית שלהן ושל הטמעתן.

מאידך גיסא, דווקא בתקופה של קיצוצים, מנהלים רבים טוענים כי זה הזמן להתייעלות ארגונית, להטמעת תהליכים חשובים ולחיזוק הבסיס של הארגון אם מבחינת גיוס המשאבים או מבחינת הערכת התפוקות.

לצערי, פתרון קסם אין לי, אבל אני יכול להציע מספר עצות להטמעה חלקה יותר של מערכת לניהול קשרים. כך שאם תחליטו שזה הזמן המתאים להכניס מערכת כזו לארגונכם, לפחות תוכלו לעשות מספר דברים כדי להביא להצלחת ההטמעה.

1. שיתוף – כדאי לבנות צוות המייצג את כל הארגון (למשל: נציג ועד מנהל, רכז תוכנית, מנחה ואפילו משתתף). הצוות צריך להיות מעורב בכל השלבים, החל מבחירת המערכת ועד לסיום ההדרכות והתמיכה השוטפת. כאשר אני מאפיין צרכים בארגון אני מקפיד לדבר עם נציגים ממחלקות שונות, זו לא חוכמה לבנות מערכת שתספק את המנכ"ל אם המדריכים לא יבינו מה היא תורמת להם.
2. הפנים של המערכת – יש לבחור את האנשים המתאימים שיהיו "הפנים של המערכת" ולהשקיע בהם! לספק להם הדרכות נוספות, ליצור גאוות יחידה.
3. השתמשו בהנהלה – חשוב שהנהלת הארגון תתמוך בהטמעת המערכת באופן פומבי. אני מכיר ארגון שהקליט סרטון קצרצר ומצחיק בו המנכ"ל מסביר למה חשוב להשתמש במערכת, זה נתן דחיפה משמעותית גם לשאר אנשי הצוות (וגם הפך את התהליך למהנה יותר).
4. לא להטמיע את הכל במכה (the big bang) – חלקו את ההטמעה לשלבים. אי אפשר לפתור את כל בעיות הארגון בפעם אחת. בכל שלב הוסיפו משתמשים חדשים למערכת עד שתטמיעו אותה בכל הארגון. חשוב לתחקר כל שלב ולהפיק לקחים להטמעה בשלב הבא.
5. מערכת דינאמית לארגון דינאמי – בדיוק כפי שהארגון לומד ומשתפר באופן תמידי כך יש להמשיך ולפתח את המערכת בהתבסס על הבקשות של המשתמשים (תקשיבו למשתמשים של המערכת… גם סיילספורס מתפתחת לפי רעיונות שעולים מהשטח).
6. אז איך נכנסים? באחד הפאנלים בכנס Dreamforce הקשבתי למנהל מערכות המידע של אחד הלקוחות הגדולים של סיילספורס, ארגון עם אלפי משתמשים המפוזרים בכל העולם (דרך אגב, אם לא יצא לכם להגיע לכנס ניתן לצפות במרבית ההרצאות באינטרנט). הם גילו שאנשי המכירות שלהם לא השתמשו בסיילספורס היא כי הם לא ידעו איך להיכנס… אני יודע שזה נשמע שטותי, אבל מסתבר שזה לא כל כך פשוט.
7. הדרכות, הדרכות ועוד הדרכות – מאוד מפתה לדלג על החלק הזה, במיוחד כאשר חושבים ש"כולם מבינים למה צריך את המערכת, אז לא תהיה להם בעיה להשתמש בה". זו טעות. הדרכות יש לעשות לא רק בסיום ההטמעה, אלא באופן תמידי (בינינו, מי באמת זוכר על מה דיבר המדריך לפני חצי שנה) ובמיוחד במגזר בו יש תחלופה מאוד גבוהה של אנשי צוות.
8. להחזיק להם את היד – להיות שם כל הזמן, לא לעזוב את אנשי הצוות. כל הזמן לשאול מה עובד ומה לא עובד –  בלי השיחות האלו אי אפשר להמשיך לפתח את המערכת. אפשר ליצור ניוזלטר פנים ארגוני עם טיפים לשימוש במערכת (בסגנון של "הידעת…").
9. ארגון מוכוון מערכת – השימוש במערכת צריך להתבטא בכל פעילויות הארגון. נסו לגרום לאנשי הצוות להיכנס למערכת כל הזמן. למשל, אל תשלחו קובץ מצורף עם סיכום הפגישה. העלו אותו לסיילספורס ושלחו לכולם את הלינק לעמוד בסיילספורס שבו נמצא סיכום הפגישה. אם זה לא בסיילספורס זה לא קיים…
10. הכי טוב, להשתמש – אפשר להמשיך לפתח את המערכת עד אינסוף ("האויב הגדול ביותר של הטוב הוא המצוין"), אבל עד שלא יושבים עם המשתמשים לא ניתן להבין איך המערכת יכולה לחסוך זמן. רק כאשר המשתמשים יבינו שזה יותר פשוט לעשות את אותם הדברים בסיילספורס הם גם ישתמשו בזה.

יש לכם מה להוסיף? הגיבו, שתפו…