התשובה היא תלוי … זה תלוי בצרכים של ארגונכם, מורכבות התהליכים הארגוניים, המידע הארגוני, מספר המשתמשים במערכת ועוד. אנחנו מקבלים מספר בקשות להצעת מחיר מדי שבוע עבור הטמעת מערכת סיילספורס ויישומי גוגל. לצערי, מרביתן לא כוללות מספיק אינפורמציה כדי לספק הצעת מחיר.

על-מנת לזרז את תהליך מציאת השותף הטכנולוגי האידיאלי וכדי לקבל הצעת מחיר מדויקת (ככל האפשר) אתם צריכים לכתובRFP  (Request for Proposal). מדובר במסמך, אשר מכיל את כל המידע על הפרויקט. על-אף מה שרבים טוענים, אין פורמט אחיד ו"נכון" ליצירת RFP. החוק היחיד הוא, שבאופן כללי, המסמך צריך לתת תמונה מספקת על הפרויקט והצרכים הארגוניים.

RFP

אני רוצה לחלוק איתכם מספר תובנות מהניסיון שלנו ב- Cloud for Good, שיעזרו לשפר את הצעות המחיר שתקבלו:

1. הגיעו מוכנים

יתכן ולעולם לא תוכלו להסביר את רזי שפת ה-Apex (שפת הקוד של Salesforce) וזה בסדר גמור. למרות זאת, לפני שאתם פונים לספקים, וודאו שאתם מבינים מה אתם צריכים ומה ניתן לעשות, דברו עם ארגונים אחרים שעושים דברים דומים, התייעצו עם מתנדבים וחברי וועד מנהל וקראו מאמרים רלוונטיים.

2. מי אתם?

בפנייה לספק צרפו גם את המשימה של הארגון (בקצרה!) והרחיבו במידע על התוכניות, האינדיבידואלים והארגונים אותם אתם רוצים לנהל.

3. מה האופי של הפרויקט? מה אתם צריכים? מה אתם מצפים להשיג?

כאשר אתם עונים על השאלות הללו וודאו שאתם מגדירים את המטרות של הפרויקט, כולל הקשיים בהם אתם נתקלים כיום (מה הוביל אתכם לחפש מערכת חדשה?). זכרו, יתכן שלכל מחלקה בארגון מטרות וקשיים שונים. למשל "קושי לעקוב אחר בוגרי תוכניות" או "חוסר יכולת לנהל רישום של מתנדבים".

בנוסף לכך, הגדירו היכן אתם רוצים להיות בסיום הפרויקט. לדוגמא "לבנות ולשמור על קשרים ארוכי-טווח עם התורמים המוערכים שלנו על ידי יצירת חוויה מותאמת אישית בכל נקודות המגע ועל ידי צפייה מראש של צורכי התורמים ומתן הצעות המותאמות לצורכיהם".

4. כן, אנחנו צריכים לדעת מה התקציב שלכם

תמיד כללו את התקציב של הפרויקט. אתם בוודאי חושבים שלא כדאי לכלול את התקציב, מכיוון שזה לא משאיר מקום למשא ומתן, אני לא מסכים. הערכה תקציבית תאפשר לי, כשותף הטכנולוגי שלכם, להעריך האם אנחנו מתאימים. מעבר לכך, התקציב שלכם יראה שאתם רציניים, מודעים למורכבות הפרויקט (שעשיתם שיעורי בית!) ושיש לכם את התקציב להוציאו לפועל. לעולם אל תיצרו את התקציב לפרויקט על סמך הצעות המחיר שקיבלתם.

5. אתם צריכים לוח זמנים

"אנחנו רוצים להתחיל בהקדם האפשרי" – זו התשובה השנייה הכי פופולארית שאני מקבל אחרי שאני שואל "האם יש לכם לוח זמנים להטמעה?" התשובה הכי פופולארית היא "לפני שנתיים". העדר אבני דרך יכול להעיד שהלקוח הפוטנציאלי לא עשה שיעורי בית ושהתקציב לפרויקט עדיין לא אושר. אתם צריכים לכלול במסמך לפחות את התאריך בו תבחרו בשותף הטכנולוגי, תאריך התחלת הפרויקט והתאריך בו תרצו שהטמעת המערכת תסתיים.

6. הבחינו בין צריך לרוצה

הגדירו קדימויות לצרכים שלכם והבחינו בין מה חובה (הצרכים הכי דחופים של ארגונכם), חשוב (נחוץ אבל לא דחוף) ורצוי (מאפיינים שהייתם רוצים אם הייתם חיים בעולם ללא מגבלות תקציביות). לדוגמא:

  • חובה: לדעת מדוע הארגון מאבד תרומות חשובות
  • חשוב: השלמת משימות אדמיניסטרטיביות ביתר קלות
  • רצוי: איתור תורמים דרך פייסבוק

7. מידע רלוונטי נוסף:

  • הגדירו היבטים מרכזיים בעבודתכם ושרטטו אותם כתרשים זרימה.
  • ציינו את השדות הקשורים בתהליכים.
  • זהו את הדוחות הדרושים למחלקות השונות.
  • האם אתם משתמשים במערכת מידע קיימת? כמה זמן אתם משתמשים בה? האם אתם בוטחים במידע שהיא מכילה? האם הוא "נקי"?
  • כמה אנשי צוות ישתמשו במערכת? כמה אנשים משתמשים בה כיום? האם יש עוד אנשים שיצטרכו גישה למידע  (ועד מנהל, מתנדבים, סטודנטים…)?

מוכנים? צרו איתנו קשר כדי לשוחח על הצרכים שלכם.

מודעות פרסומת

קרן סיילספורס מציעה למלכ"רים ולחברות לתועלת הציבור (חל"צ) עשרה רישיונות של גרסת ה-Enterprise בחינם. הארגון שלך יכול לבחור בין שתי תצורות שונות של תרומה – Salesforce CRM  או Salesforce CRM and Nonprofit Starter Pack. מה ההבדל? איזה גרסא רלוונטית לארגון שלך?

תצורת ה-Salesforce CRM היא הגרסה הסטנדרטית, אשר בדרך-כלל מתאימה יותר למגזר העסקי. למרות זאת, סיילספורס היא אחת הפלטפורמות הגמישות ביותר בשוק וניתן להתאים את תצורה זו לצרכים ומשימה של ארגונך. הגרסה הסטנדרטית תאפשר לארגון שלך שליטה מלאה על המערכת, בניגוד לגרסה המותאמת לעמותות, אולם יתכן וידרשו יותר משאבים (זמן וכסף) כדי לתפור אותה לצרכי הארגון.

מהי ה-  NPSP) Nonprofit Starter Pack)?

השם של התצורה קצת מטעה. לא מדובר בגרסה למתחילים, אלא תצורת בסיס שנוצרה על-מנת לעזור לעמותות להשתמש בסיילספורס ולתמוך בצרכים הבסיסיים והרחבים ביותר שיש להן. כיום, התצורה מורכבת מחמש חבילות, שכל אחת מהן כוללת שדות ואובייקטים מותאמים אישית (customize), דוחות, תהליכים אוטומטיים (workflows), קוד (Apex) ועמודי  VisualForce.

מהן חמשת החבילות?

  1. אנשי קשר וארגונים (Contacts and Organizations) – מאפשרת לנהל קשרים עם ארגונים ואינדיבידואלים (אנשי קשר שאין להם ארגון). לדוגמא: תורמים, משתתפים, סטודנטים, או מתנדבים.
  2. משקי בית (Households) – מאפשרת לאגד מספר אנשי קשר תחת קורת גג אחת. חבילה מאוד רלוונטית לארגונים שמגייסים תרומות מבתי אב או למשל, ארגונים חינוכיים ששני אחים יכולים להשתתף בתוכניותיהם.
  3. תרומות חוזרות – ניהול תרומות אשר ניתנות לאורך זמן. הקלטתי סרטון קצר שמדגים את החבילה הזאת, לצפייה לחץ כאן.
  4. שייכות ארגונית (Affiliation) – ניהול מעקב אחר הקשר של אנשים עם ארגונים. לדוגמא, חשוב לי לדעת שישראל כהן הוא עובד בחברת אינטל והוא גם חבר בוועד המנהל של עמותת "הצל את הלוויתן".
  5. ניהול קשרים (Relationships) – מאפשרת לנהל יחסים בין שני אנשי קשר, למשל: משפחה, חבר, מכר, קולגה ועוד. לצפייה בסרטון קצר המדגים את החבילה, לחץ כאן.

CRM plus Nonprofit Starter Pack

יתרונות:

  • "גרסת מדף" המתאימה לצרכיהן של עמותות רבות
  • מאפשרת לנהל יחסים גם עם אינדיבידואלים ולא רק עם ארגונים
  • אין צורך להוריד עדכונים או לעדכן את הקוד כאשר יש גרסאות חדשות של סיילספורס כי קרן סיילספורס עושה זאת אוטומטית
  • ניתן להסיר את כל החבילות בקלות

חסרונות:

  • כל ארגון הוא שונה, יתכן שגרסת המדף לא תתאים לצרכים הייחודיים של ארגונך
  • החבילה מנוהלת על-ידי קרן סיילספורס (managed package) ולכן, מרכיבים רבים נעולים ואין אפשרות להתאימם ולשנותם – פחות שליטה.
  • המודול המאפשר לנהל יחסים עם אינדיבידואלים (one-to-one) מאוד מוגבל
  • ההתקנה של החבילה (אם נרשמתם רק ל-Salesforce CRM) מאוד מסובכת

עלויות הטמעה והדרכה

גם אם תבחר בגרסה הסטנדרטית או בגרסת המדף (NPSP) , סביר להניח שארגונך יצטרך עזרה בהתאמת המערכת לצרכיו, העברת מידע ממערכות קודמות, הטמעה והדרכה. העלות של כל אלו תלויה בצרכים של הארגון, מספר אנשי הצוות שישתמשו במערכת, טיב המידע הקיים ומורכבות התהליכים הארגוניים. אם גרסת המדף מתאימה לצרכים של ארגונך יתכן ותצטרכו פחות התאמה מאשר הגרסה הסטנדרטית.

בכל מקרה, אין מה להפסיד…

קרן סיילספורס מאפשרת להירשם ל-30 יום ניסיון לפני שמקבלים את ההחלטה. אם אתה לא בטוח, הירשם לשתי התצורות לפני הגשת הבקשה לקרן. מוכן להתחיל את התהליך, לחץ כאן כדי להירשם.

שוב, אנא זכור שלא משנה באיזה גרסה תבחר, ככל הנראה הארגון שלך יצטרך לערוך התאמות – אין פתרונות קסם. סיילספורס היא אחת הפלטפורמות הגמישות והמתקדמות שקיימות ואין לי ספק שהיא תוכל לתמוך בצרכי הארגון שלך.

עדיין לא בטוח? צור איתי קשר כדי להתייעץ איזה גרסה מתאימה לארגונך. אנו מספקים שעת ייעוץ טלפוני חינם לעמותות.

no-excel

הרבה לפני שהקמתי את Cloud for Good עבדתי בעמותה קטנה שאיסוף המידע תמיד היה בראש מעייניה. כאשר הצטרפתי לארגון כדובר ומנהל פיתוח המשאבים, קיבלתי בירושה את המטמון הארגוני. קובץ אקסל ובו כל התורמים אליהם פנתה העמותה בשש או שבע השנים האחרונות, תחומי העניין שלהם, מי יצר איתם קשר, מתי, כמה ביקשנו, כמה קיבלנו ועוד… זה היה קובץ האקסל הגדול ביותר שראיתי בחיי ומאז לא נתקלתי בקובץ דומה.

על-פניו נראה שאקסל הוא הכלי האידיאלי לניהול הידע הארגוני. כמעט בכל מחשב מותקנת חבילת "ניהול המשרד" של מייקרוסופט, אשר כוללת בתוכה גם את אקסל. בנוסף, מדובר בכלי מאוד פשוט שכולנו מכירים, פשוט מזינים שדות ושומרים. אל תתפתו, אקסל הוא לא כלי לניהול וטיפוח קשרים!

אקסל עובד מצוין עם מספרים אך יש לו הרבה מגבלות. כמפתח משאבים לא יכולתי לעקוב בצורה יעילה אחר מספר תרומות שנתנו תורמים לאורך מספר שנים ובוודאי שלא יכולתי להבחין בבוגר אחד הפעילויות שלנו שיכול להיות תורם פוטנציאלי. אקסל  כלי מצוין לניתוחים כמותניים אבל הוא מאגר מידע "שטוח" וככזה, הוא לא מאפשר לנהל קשרים בין מספר סוגים של מידע.

  • נכון, ניתן להוסיף עמודות בכל פעם כדי לנהל את המידע, אבל כמה עמודות צריך כדי לקבל תמונה מלאה על התורם (או המשתתף בתוכנית, מתנדב וכדומה) שכוללת את כל שיחות הטלפון שנוהלו איתו, כל המיילים שנשלחו אליו, כל הפגישות בהן הוא היה נוכח וכל התרומות שנתן. זהו מידע חשוב, לארגון שרוצה לנהל מערכת יחסים אמיתית עם האינדיבידואל (או הקרן).
  • כאשר הארגון מוכוון איסוף מידע (כמו בארגון אליו הצטרפתי) קובץ האקסל יכול לכלול אלפי ערכים ובכך להפוך את הצפייה במידע לבלתי אפשרית.
  • אקסל לא יכול לתזכר את מפתח המשאבים או המנכ"ל לשלוח מכתב תודה כאשר מתקבלת תרומה חדשה או שהגיע הזמן לכתוב את הדו"ח עבור מענק שהארגון קיבל לפני שנה.
  • יצירת דוחות באקסל יכולה להיות מסובכת, למשל, אם נרצה לדעת מיהם התורמים שתרמו בשנה שעברה ולא תרמו השנה וגם השתתפו בכנס סיום אחת מתוכניות של הארגון.
  • מה עם אבטחה? כל מי שיכול לערוך את האקסל או לצפות בו יכול לעשות שינויים ולמחוק מידע חשוב. כמו כן, לא ניתן להגביל את הצפייה במידע הרגיש או להגן עליו.

בחשיבות איסוף וניהול הידע הארגוני אסור לזלזל, הזיכרון הארגוני הוא המפתח של הארגון לצמיחה. מערכת המידע הארגונית צריכה לתת מענה לכלל הצרכים הארגוניים ולא רק לניהול תורמים או מתנדבים וככזו היא צריכה להיות פשוטה לתפעול (לא מערכת שרק איש צוות אחד בארגון יודע איך להפעיל), גמישה (שיכולה לצמוח ולהשתנות ביחד עם הארגון) ומתאימה לסוג העבודה שהארגון עושה.

מערכת כזו תעזור לארגון להשיג את המטרה שלשמה הוקם ולשרת את החברה בצורה טובה ואפקטיבית יותר.

 network

אחד הדברים המרכזיים בפיתוח משאבים הוא המידע. דמיינו חדר מלא פתקיות צהובות מודבקות על כל הקירות מסביב, תסתכלו טוב ותראו איך על כל פתקית יש שמות, תאריכים וחיצים שמובילים לפתק הבא ואחריו לעוד אחד ועוד אחד. חדר מלא פתקיות צהובות.

 כעת, רשמו "סיילספורס דוט קום". מייד ייפתח מסך מזמין שכל שתצטרכו לעשות זה להכניס את שם המשתמש והסיסמא והנה אתם בפנים. וכעת כל הפתקאות הצהובות הופכות לשדות המתמלאים בפרטים. פעם באנגלית והיום כבר בעברית.

 על המעבר ממערכת המידע בה עבדנו – אל מערכת הסיילספורס החלטנו לאחר שהתעורר הצורך במערכת מידע, שתתפתח על בסיס קבוע ביחד עם הארגון וצרכיו ובעיקר, שתאפשר את הפונקציה של קישוריות. חשוב לנו לדעת שגילה, שעובדת בקרן X, קשורה לחן שעובדת בגוונים ויחד הן קשורות לארגון גג מקומי בשם Y.

 לאחר בדיקות שוק ממושכות החלטנו על המעבר למערכת סיילספורס. בהובלה המקצועית של טל פרנקפורט, התחלנו בתהליך של אפיון צרכים והתאמת המערכת לארגון. השלב הבא ואולי הקשה מכל, היה העברת המידע (בן למעלה משש שנים! כולל חוזים, בקשות, תמונות, תכתובות ועוד) מהמערכת הישנה למערכת החדשה. המאמץ השתלם וקצת לפני תחילת 2010 כבר עבדנו במלוא המרץ עם הפורס.

 על השאלה למה חשובה עברית בסיילספורס יש תשובה פשוטה: סיילספורס הוא כלי ניהולי – ארגוני ממדרגה ראשונה. העברית פותחת את השימוש במערכת לאנשים נוספים בארגון שהאנגלית לא מתגלגלת אצלם. אנחנו מברכים על הגיור של התוכנה לעברית.

 על מערכת סיילספורס ניתן לומר באופן כללי שהיא מערכת ידידותית שניתן להתאימה בכל זמן לצרכים הייחודיים והמשתנים של הארגון. אחד הדברים היפים בה שהיא מאוד אינטואיטיבית ולכל מקום אליו תרצו להגיע יש כמה דרכים שיובילו. אם לפני שישה חודשים התחלנו בנקודה אחת, עם הזמן והניסיון, אנו רואים היכן ניתן לשנות ולשפר ובקליק אחד או שניים להקל אפילו עוד על העבודה היומיומית. התוכנה מתעדכנת כל הזמן ולא תמיד (לצערנו) יש את הזמן לעקוב אחרי כל החידושים.

 ולבסוף… הדוחות. איזה תענוג. בלחיצת כפתור. ממש ככה. כל מה שעשינו (ומה שאנו צריכים לעשות). דוחות ברורים, קלים להפקה, ביטוי גראפי מקסים. אין ספק שאיכות המידע שעומד לרשתנו כעת עלתה במאות מונים וכך גם היכולת לכמת אותו.

 דמיינו מערכת המכילה מיליוני פתקיות צהובות וביניהן קישורים וקישוריות שבלחיצת כפתור אחת אתם עוברים מפתק אחד לפתק הבא. סיילספורס דוט קום.

 הכותבת היא חן אברהמס, מנהלת פתוח משאבים בעמותת גוונים בשדרות. עמותה לשינוי חברתי הפועלת בתחומים של גיל רך, ילדים ונוער בסיכון, אנשים עם מוגבלות, בוגרים צעירים עם מוגבלות, עולים במצבי משבר וחוסן קהילתי. גוונים מעודדת אנשים לפעול לטובת עצמם ולטובת הקהילה ומשמשת כחממה ליזמות חברתית. גוונים פעילה בשדרות, באזור הנגב הצפוני ובכל הארץ.