no-excel

הרבה לפני שהקמתי את Cloud for Good עבדתי בעמותה קטנה שאיסוף המידע תמיד היה בראש מעייניה. כאשר הצטרפתי לארגון כדובר ומנהל פיתוח המשאבים, קיבלתי בירושה את המטמון הארגוני. קובץ אקסל ובו כל התורמים אליהם פנתה העמותה בשש או שבע השנים האחרונות, תחומי העניין שלהם, מי יצר איתם קשר, מתי, כמה ביקשנו, כמה קיבלנו ועוד… זה היה קובץ האקסל הגדול ביותר שראיתי בחיי ומאז לא נתקלתי בקובץ דומה.

על-פניו נראה שאקסל הוא הכלי האידיאלי לניהול הידע הארגוני. כמעט בכל מחשב מותקנת חבילת "ניהול המשרד" של מייקרוסופט, אשר כוללת בתוכה גם את אקסל. בנוסף, מדובר בכלי מאוד פשוט שכולנו מכירים, פשוט מזינים שדות ושומרים. אל תתפתו, אקסל הוא לא כלי לניהול וטיפוח קשרים!

אקסל עובד מצוין עם מספרים אך יש לו הרבה מגבלות. כמפתח משאבים לא יכולתי לעקוב בצורה יעילה אחר מספר תרומות שנתנו תורמים לאורך מספר שנים ובוודאי שלא יכולתי להבחין בבוגר אחד הפעילויות שלנו שיכול להיות תורם פוטנציאלי. אקסל  כלי מצוין לניתוחים כמותניים אבל הוא מאגר מידע "שטוח" וככזה, הוא לא מאפשר לנהל קשרים בין מספר סוגים של מידע.

  • נכון, ניתן להוסיף עמודות בכל פעם כדי לנהל את המידע, אבל כמה עמודות צריך כדי לקבל תמונה מלאה על התורם (או המשתתף בתוכנית, מתנדב וכדומה) שכוללת את כל שיחות הטלפון שנוהלו איתו, כל המיילים שנשלחו אליו, כל הפגישות בהן הוא היה נוכח וכל התרומות שנתן. זהו מידע חשוב, לארגון שרוצה לנהל מערכת יחסים אמיתית עם האינדיבידואל (או הקרן).
  • כאשר הארגון מוכוון איסוף מידע (כמו בארגון אליו הצטרפתי) קובץ האקסל יכול לכלול אלפי ערכים ובכך להפוך את הצפייה במידע לבלתי אפשרית.
  • אקסל לא יכול לתזכר את מפתח המשאבים או המנכ"ל לשלוח מכתב תודה כאשר מתקבלת תרומה חדשה או שהגיע הזמן לכתוב את הדו"ח עבור מענק שהארגון קיבל לפני שנה.
  • יצירת דוחות באקסל יכולה להיות מסובכת, למשל, אם נרצה לדעת מיהם התורמים שתרמו בשנה שעברה ולא תרמו השנה וגם השתתפו בכנס סיום אחת מתוכניות של הארגון.
  • מה עם אבטחה? כל מי שיכול לערוך את האקסל או לצפות בו יכול לעשות שינויים ולמחוק מידע חשוב. כמו כן, לא ניתן להגביל את הצפייה במידע הרגיש או להגן עליו.

בחשיבות איסוף וניהול הידע הארגוני אסור לזלזל, הזיכרון הארגוני הוא המפתח של הארגון לצמיחה. מערכת המידע הארגונית צריכה לתת מענה לכלל הצרכים הארגוניים ולא רק לניהול תורמים או מתנדבים וככזו היא צריכה להיות פשוטה לתפעול (לא מערכת שרק איש צוות אחד בארגון יודע איך להפעיל), גמישה (שיכולה לצמוח ולהשתנות ביחד עם הארגון) ומתאימה לסוג העבודה שהארגון עושה.

מערכת כזו תעזור לארגון להשיג את המטרה שלשמה הוקם ולשרת את החברה בצורה טובה ואפקטיבית יותר.

מודעות פרסומת

אני נוהג להתלהב בקלות מכל מה שקשור במחשוב עננים וגאדג'טים בכלל, אבל כשגיליתי את התוסף, עליו אכתוב בשורות הבאות, החיוך שעלה על פני היה גדול מהרגיל!

גוגל רכשה לאחרונה חברה שנקראת Rapportive, אשר פתחה תוסף שהופך את ג'ימייל (זמין גם ב-Google Apps) למערכת ניהול קשרים חברתית. כן, עכשיו באמת לא תהיה לנו סיבה לעזוב את ג'ימייל.

מדובר בחברה מאוד צעירה, אבל לדעתי עם עתיד מזהיר. ציפור קטנה כבר לחשה לי שבקרוב תהיה לתוסף אינטגרציה עם מערכות נוספות ולשמחתי הרבה, גם עם סיילספורס.

התוסף, שזמין כרגע רק בדפדפנים של מוזילה וכרום, מחליף את המודעות המופיעות בדואר האלקטרוני של גוגל בפרופיל של האדם איתו אנחנו מתכתבים. הפרופיל האוטומטי כולל תמונה, קורות חיים מקוצרים, קישורים לרשתות חברתיות בהם האדם חבר ואפילו אפשרות להוסיף הערות בתחתית. לכאורה, נראה שהתוסף הזה יכול להוות תחרות לפרופיל האישי שניתן לבנות על גוגל ולגוגל באז

אם הארגון שלכם משתמש באפליקציות גוגל, כל אחד מאנשי הצוות שלכם יוכל לראות את ההערות שכתבו האחרים כאשר הוא מתכתב עם אותו אדם. פונקציה מאוד שימושית! נניח שאתם מתכתבים עם נציג של קרן במייל, תוכלו לראות את גם את ההערות שהמנכ"ל כתב, דבר שיתן לכם תמונה מלאה על הקשר איתו ויעזור בטיפוח הקשר.

ההתקנה של התוסף הזה היא סופר פשוטה ותוך מספר שניות ורישום מהיר זה כבר יהיה זמין אצלכם. ניתן להוריד את התוסף בלינק הבא:

http://www.rapportive.com/#/

הקלטתי גם סרטון קצרצר שיעזור לכם להבין על מה ההתרגשות הגדולה. הסרטון נמצא (כמובן) בספריית ההעשרה שבאתר האינטרנט שלי, הנה הלינק: http://heb.cloud4good.com/google-resources/rapportive-gmail-crm

אשמח לשמוע מה אתם חושבים על התוסף, פשוט הגיבו לפוסט.

Share/Bookmark