כמה עולה להטמיע מערכת לניהול מידע?

התשובה היא תלוי … זה תלוי בצרכים של ארגונכם, מורכבות התהליכים הארגוניים, המידע הארגוני, מספר המשתמשים במערכת ועוד. אנחנו מקבלים מספר בקשות להצעת מחיר מדי שבוע עבור הטמעת מערכת סיילספורס ויישומי גוגל. לצערי, מרביתן לא כוללות מספיק אינפורמציה כדי לספק הצעת מחיר.

על-מנת לזרז את תהליך מציאת השותף הטכנולוגי האידיאלי וכדי לקבל הצעת מחיר מדויקת (ככל האפשר) אתם צריכים לכתובRFP  (Request for Proposal). מדובר במסמך, אשר מכיל את כל המידע על הפרויקט. על-אף מה שרבים טוענים, אין פורמט אחיד ו"נכון" ליצירת RFP. החוק היחיד הוא, שבאופן כללי, המסמך צריך לתת תמונה מספקת על הפרויקט והצרכים הארגוניים.

אני רוצה לחלוק איתכם מספר תובנות מהניסיון שלנו ב- Cloud for Good, שיעזרו לשפר את הצעות המחיר שתקבלו:

1. הגיעו מוכנים

יתכן ולעולם לא תוכלו להסביר את רזי שפת ה-Apex (שפת הקוד של Salesforce) וזה בסדר גמור. למרות זאת, לפני שאתם פונים לספקים, וודאו שאתם מבינים מה אתם צריכים ומה ניתן לעשות, דברו עם ארגונים אחרים שעושים דברים דומים, התייעצו עם מתנדבים וחברי וועד מנהל וקראו מאמרים רלוונטיים.

2. מי אתם?

בפנייה לספק צרפו גם את המשימה של הארגון (בקצרה!) והרחיבו במידע על התוכניות, האינדיבידואלים והארגונים אותם אתם רוצים לנהל.

3. מה האופי של הפרויקט? מה אתם צריכים? מה אתם מצפים להשיג?

כאשר אתם עונים על השאלות הללו וודאו שאתם מגדירים את המטרות של הפרויקט, כולל הקשיים בהם אתם נתקלים כיום (מה הוביל אתכם לחפש מערכת חדשה?). זכרו, יתכן שלכל מחלקה בארגון מטרות וקשיים שונים. למשל "קושי לעקוב אחר בוגרי תוכניות" או "חוסר יכולת לנהל רישום של מתנדבים".

בנוסף לכך, הגדירו היכן אתם רוצים להיות בסיום הפרויקט. לדוגמא "לבנות ולשמור על קשרים ארוכי-טווח עם התורמים המוערכים שלנו על ידי יצירת חוויה מותאמת אישית בכל נקודות המגע ועל ידי צפייה מראש של צורכי התורמים ומתן הצעות המותאמות לצורכיהם".

4. כן, אנחנו צריכים לדעת מה התקציב שלכם

תמיד כללו את התקציב של הפרויקט. אתם בוודאי חושבים שלא כדאי לכלול את התקציב, מכיוון שזה לא משאיר מקום למשא ומתן, אני לא מסכים. הערכה תקציבית תאפשר לי, כשותף הטכנולוגי שלכם, להעריך האם אנחנו מתאימים. מעבר לכך, התקציב שלכם יראה שאתם רציניים, מודעים למורכבות הפרויקט (שעשיתם שיעורי בית!) ושיש לכם את התקציב להוציאו לפועל. לעולם אל תיצרו את התקציב לפרויקט על סמך הצעות המחיר שקיבלתם.

5. אתם צריכים לוח זמנים

"אנחנו רוצים להתחיל בהקדם האפשרי" – זו התשובה השנייה הכי פופולארית שאני מקבל אחרי שאני שואל "האם יש לכם לוח זמנים להטמעה?" התשובה הכי פופולארית היא "לפני שנתיים". העדר אבני דרך יכול להעיד שהלקוח הפוטנציאלי לא עשה שיעורי בית ושהתקציב לפרויקט עדיין לא אושר. אתם צריכים לכלול במסמך לפחות את התאריך בו תבחרו בשותף הטכנולוגי, תאריך התחלת הפרויקט והתאריך בו תרצו שהטמעת המערכת תסתיים.

6. הבחינו בין צריך לרוצה

הגדירו קדימויות לצרכים שלכם והבחינו בין מה חובה (הצרכים הכי דחופים של ארגונכם), חשוב (נחוץ אבל לא דחוף) ורצוי (מאפיינים שהייתם רוצים אם הייתם חיים בעולם ללא מגבלות תקציביות). לדוגמא:

• חובה: לדעת מדוע הארגון מאבד תרומות חשובות
• חשוב: השלמת משימות אדמיניסטרטיביות ביתר קלות
• רצוי: איתור תורמים דרך פייסבוק

7. מידע רלוונטי נוסף:

• הגדירו היבטים מרכזיים בעבודתכם ושרטטו אותם כתרשים זרימה.
• ציינו את השדות הקשורים בתהליכים.
• זהו את הדוחות הדרושים למחלקות השונות.
• האם אתם משתמשים במערכת מידע קיימת? כמה זמן אתם משתמשים בה? האם אתם בוטחים במידע שהיא מכילה? האם הוא "נקי"?
• כמה אנשי צוות ישתמשו במערכת? כמה אנשים משתמשים בה כיום? האם יש עוד אנשים שיצטרכו גישה למידע  (ועד מנהל, מתנדבים, סטודנטים…)?

מוכנים? צרו איתנו קשר כדי לשוחח על הצרכים שלכם.

איזה גרסה של סיילספורס מתאימה לארגון שלי?

קרן סיילספורס מציעה למלכ"רים ולחברות לתועלת הציבור (חל"צ) עשרה רישיונות של גרסת ה-Enterprise בחינם. הארגון שלך יכול לבחור בין שתי תצורות שונות של תרומה – Salesforce CRM  או Salesforce CRM and Nonprofit Starter Pack. מה ההבדל? איזה גרסא רלוונטית לארגון שלך?

תצורת ה-Salesforce CRM היא הגרסה הסטנדרטית, אשר בדרך-כלל מתאימה יותר למגזר העסקי. למרות זאת, סיילספורס היא אחת הפלטפורמות הגמישות ביותר בשוק וניתן להתאים את תצורה זו לצרכים ומשימה של ארגונך. הגרסה הסטנדרטית תאפשר לארגון שלך שליטה מלאה על המערכת, בניגוד לגרסה המותאמת לעמותות, אולם יתכן וידרשו יותר משאבים (זמן וכסף) כדי לתפור אותה לצרכי הארגון.

מהי ה-  NPSP) Nonprofit Starter Pack)?

השם של התצורה קצת מטעה. לא מדובר בגרסה למתחילים, אלא תצורת בסיס שנוצרה על-מנת לעזור לעמותות להשתמש בסיילספורס ולתמוך בצרכים הבסיסיים והרחבים ביותר שיש להן. כיום, התצורה מורכבת מחמש חבילות, שכל אחת מהן כוללת שדות ואובייקטים מותאמים אישית (customize), דוחות, תהליכים אוטומטיים (workflows), קוד (Apex) ועמודי  VisualForce.

מהן חמשת החבילות?

1. אנשי קשר וארגונים (Contacts and Organizations) – מאפשרת לנהל קשרים עם ארגונים ואינדיבידואלים (אנשי קשר שאין להם ארגון). לדוגמא: תורמים, משתתפים, סטודנטים, או מתנדבים.
2. משקי בית (Households) – מאפשרת לאגד מספר אנשי קשר תחת קורת גג אחת. חבילה מאוד רלוונטית לארגונים שמגייסים תרומות מבתי אב או למשל, ארגונים חינוכיים ששני אחים יכולים להשתתף בתוכניותיהם.
3. תרומות חוזרות – ניהול תרומות אשר ניתנות לאורך זמן. הקלטתי סרטון קצר שמדגים את החבילה הזאת, לצפייה לחץ כאן.
4. שייכות ארגונית (Affiliation) – ניהול מעקב אחר הקשר של אנשים עם ארגונים. לדוגמא, חשוב לי לדעת שישראל כהן הוא עובד בחברת אינטל והוא גם חבר בוועד המנהל של עמותת "הצל את הלוויתן".
5. ניהול קשרים (Relationships) – מאפשרת לנהל יחסים בין שני אנשי קשר, למשל: משפחה, חבר, מכר, קולגה ועוד. לצפייה בסרטון קצר המדגים את החבילה, לחץ כאן.

יתרונות:

• "גרסת מדף" המתאימה לצרכיהן של עמותות רבות
• מאפשרת לנהל יחסים גם עם אינדיבידואלים ולא רק עם ארגונים
• אין צורך להוריד עדכונים או לעדכן את הקוד כאשר יש גרסאות חדשות של סיילספורס כי קרן סיילספורס עושה זאת אוטומטית
• ניתן להסיר את כל החבילות בקלות

חסרונות:

• כל ארגון הוא שונה, יתכן שגרסת המדף לא תתאים לצרכים הייחודיים של ארגונך
• החבילה מנוהלת על-ידי קרן סיילספורס (managed package) ולכן, מרכיבים רבים נעולים ואין אפשרות להתאימם ולשנותם – פחות שליטה.
• המודול המאפשר לנהל יחסים עם אינדיבידואלים (one-to-one) מאוד מוגבל
• ההתקנה של החבילה (אם נרשמתם רק ל-Salesforce CRM) מאוד מסובכת

עלויות הטמעה והדרכה

גם אם תבחר בגרסה הסטנדרטית או בגרסת המדף (NPSP) , סביר להניח שארגונך יצטרך עזרה בהתאמת המערכת לצרכיו, העברת מידע ממערכות קודמות, הטמעה והדרכה. העלות של כל אלו תלויה בצרכים של הארגון, מספר אנשי הצוות שישתמשו במערכת, טיב המידע הקיים ומורכבות התהליכים הארגוניים. אם גרסת המדף מתאימה לצרכים של ארגונך יתכן ותצטרכו פחות התאמה מאשר הגרסה הסטנדרטית.

בכל מקרה, אין מה להפסיד…

קרן סיילספורס מאפשרת להירשם ל-30 יום ניסיון לפני שמקבלים את ההחלטה. אם אתה לא בטוח, הירשם לשתי התצורות לפני הגשת הבקשה לקרן. מוכן להתחיל את התהליך, לחץ כאן כדי להירשם.

שוב, אנא זכור שלא משנה באיזה גרסה תבחר, ככל הנראה הארגון שלך יצטרך לערוך התאמות – אין פתרונות קסם. סיילספורס היא אחת הפלטפורמות הגמישות והמתקדמות שקיימות ואין לי ספק שהיא תוכל לתמוך בצרכי הארגון שלך.

עדיין לא בטוח? צור איתי קשר כדי להתייעץ איזה גרסה מתאימה לארגונך. אנו מספקים שעת ייעוץ טלפוני חינם לעמותות.

שנה טובה ומתוקה!